Знайомство з командою

“Я радий, що ви тут. Нумо знайомитися

Ми — Емма, Леон, Ґаббі та Сал, і ми разом створюємо продукт під назвою «Grocerido». Це — служба доставки продуктів для літніх людей. Ми будемо розподіляти між собою різні завдання, аби досягти успіху в нашому проєкті.

Упродовж наступних півтори години ви дізнаєтесь разом із нами, що означає бути керівником проєкту. Крок за кроком ви познайомитеся з найбільш значущими процесами, навичками та концепціями управління проєктами. Таким чином, ви зможете застосувати їх до будь-якого майбутнього проєкту. Ми проведемо вас крізь процеси управління проєктами та навчимо вас навичок і концепцій управління, які можна застосувати у будь-якому проєкті.

Наприкінці кожного модуля ви будете отримувати шаблони, які які можна використати для виконання ваших проєктів. Цікаво? Розпочнімо.”

Що таке проєкт?

Ґаббі: «Кожен із нас був залучений до деяких аспектів управління проєктами, чи принаймні ми робили під час навчання. Ймовірно, ви вже давно розробляєте проєкти та керуєте ними у своєму повсякденному житті, навіть не усвідомлюючи цього. Щоразу, коли ви планували, який одяг пакувати у відпустку, призначали час для зустрічі з вашими друзями, готували презентацію або створювали паперовий літачок зі своєю командою, ви брали участь у різних аспектах управління проєктом.»

 

Ключові ролі в управлінні проєктами

Емма: «Для цього проєкту Леон, Ґаббі та Сал поділять різні ролі. Нумо визначимо деякі з різноманітних ролей у проєкті. Чи можете ви допомогти нам правильно підібрати імена для пояснень ролей? 

Практичне завдання  3: Процеси управління проєктами

Леон: «Ми також дізналися про різні процеси управління проєктами. Будь-який проєкт (незалежно від розміру чи складності) передбачає використання певних навичок, інструментів і процедур для досягнення цілей проєкту. Управління проєктами можна поділити на п’ять послідовних процесів:

  • Процес Ініціювання є початком проєкту. Під час цього процесу учасники визначають стейкхолдерів проєкту та обирають його керівника. В цьому процесі визначають цілі та завдання проєкту і отримують затвердження початку проєкту. 
  • У процесі Планування створюють план проєкту. Керівник проєкту та команда визначають операції, необхідні для створення кінцевого результату, послуги чи продукту. Вони також визначають, який персонал і ресурси потрібні, встановлюють часові межі та доступний бюджет для проєкту. Процес планування є дуже важливим для загального успіху проєкту. Без ретельного планування керівнику проєкту та команді може бути дуже складно досягнути успіху проєкту. 
  • Виконання — це процес роботи згідно з планом проєкту. Етап виконання передбачає виконання операцій, визначених в процесі планування.
  • Моніторинг і Контроль відбувається протягом усього проєкту. Вони передбачають забезпечення виконання всіх операцій у плані проєкту вчасно та в межах бюджету, а також внесення будь-яких змін, необхідних для успішного досягнення цілей проєкту.
  • У процесі Закриття постачають цілі проєкту. Остаточна адміністративна робота завершена, а засвоєні уроки фіксують для покращення майбутніх проєктів. Процес закриття передбачає час, щоби відсвяткувати успіхи команди на шляху до завершення проєкту.

Допоможіть нам зробити правильні кроки в проєкті, перемістивши їх у правильній послідовності». 

Практичне завдання

4: Трикутник обмежень в управлінні проєктами

Сал: “Щоразу, коли ми починаємо проєкт, ми турбуємося про те, що потрібно зробити (обсяг роботи), скільки це коштуватиме (бюджет) і скільки часу це займе (час). Ми постійно робимо це у різних видах проєктів. Наприклад, для планування запуску нашого сервісу, роботи над іспитом або навіть для планування дня народження. Ми називаємо ці три параметри трикутником обмежень в управлінні проєктами”.

Наступний розділ

Розділ 2: Ініціювання проєкту

Давайте почнемо

Ключова термінологія

Натисніть на слова, щоб розгорнути вікно і зрозуміти, що вони означають
Критерії прийняття
набір умов, які повинні бути виконані перед тим, як доробок буде прийнято.
Операція
окрема запланована частина роботи, яку виконують впродовж проєкту.
Припущення
Фактор у процесі планування, який вважають істинним, реальним або достовірним, без доказів чи демонстрації.
Процес закриття
процес(и), який виконують для офіційного завершення або закриття проєкту, фази або контракту.
Управління комунікаціями

компонент плану управлвння проєктом, програмою або портфелем, який описує, хто, коли та як буде управляти інформацією про проєкт та поширювати її.

Обмеження
обмежувальний фактор, який впливає на виконання проєкту, програми, портфелю або процесу.
Доробок
Будь-який унікальний та такий, що може бути перевірений, продукт, результат або здатність надавати послугу, який необхідно створити для завершення процесу, фази або проєкту.
Процес виконання
це процес роботи відповідно до плану проєкту. Етап виконання передбачає виконання операцій, визначених у процесі планування.
Процес ініціювання
процеси, які виконують для визначення нового проєкту або нової фази існуючого проєкту шляхом отримання дозволу на початок проєкту або фази.
Отримані уроки
знання, отримані впродовж проєкту, які показують, як діяли (або як слід діяти) щодо проєктних подій з метою вдосконалення виконання в майбутньому.
Віха
суттєва точка або подія в проєкті, програмі чи портфелі.
Планування віх
тип розкладу, який представляє віхи із запланованими датами.
Процес моніторингу та контролю
відбувається протягом усього проєкту. Моніторинг і контроль передбачає забезпечення виконання всіх операцій у плані проєкту вчасно та в межах бюджету, а також робота з будь-якими змінами, необхідними для успішного досягнення цілей проєкту.
Процес планування
керівник проєкту та члени команди визначають операції, необхідні для завершення кінцевого продукту, послуги чи результату. Визначте, який персонал і ресурси потрібні, встановіть часові межі та наявний бюджет для проєкту.
Проєкт
тимчасова діяльність, спрямована на створення унікального продукту, послуги або результату.
Статут проєкту
Виданий ініціатором проєкту або спонсором документ, що формально затверджує існування проєкту та надає керівнику проєкту повноваження використовувати ресурси організації для операцій проєкту.
Управління проєктами
Застосування знань, умінь, інструментів та методів до операцій проєкту для відповідності проєктним вимогам.
Керівник проєкту
особа, призначена виконавчою організацією очолювати команду, яка відповідальна за досягнення цілей проєкту.
Розклад проєкту

результат моделювання розкладу, який представляє пов’язані операції з плановими датами, тривалістю, віхами та ресурсами.

Команда проєкту

група осіб, які підтримують керівника проєкту у виконанні роботи проєкту для досягнення його цілей.

Обсяг проєкту
робота, яку виконують для постачання продукту, послуги або результату з визначеними характеристиками та функціями.
Розповзання обсягу
Неконтрольоване розширення обсягу продукту або проєкту без адаптації часу, вартості та ресурсів.
Спонсор
Особа або група осіб, які забезпечують ресурсами та підтримкою проєкт, програму або портфель та приймають рішення для уможливлення успіху.
Стейкхолдер
особа, група осіб або організація, які можуть впливати, перебувати під впливом або вважати себе під дією впливу рішення, події або результату проєкту.
Реєстр стейкхолдерів
проєктний документ, що включає ідентифікацію, оцінку та класифікацію стейкхолдерів проєкту.
Ресурс

член команди або будь-який фізичний предмет, необхідний для завершення проєкту.

Ризик

Невизначена подія або умова, що у разі настання, матиме позитивний чи негативний вплив на одну чи більше цілей проєкт.

Ієрархічна структура робіт (WBS)

ієрархічна декомпозиція всього обсягу робіт, який команда проєкту повинна виконати для досягнення цілей проєкту та створення необхідних доробків.