Планування того, коли і як моніторити та контролювати проєкт

Емма: “Кожна частина нашого процесу планування побудована на попередній. Цілком можливо, що вам доведеться повернутися до деяких частин проєкту та переглянути їх в ході проєкту. Цей процес перегляду та ревізії є частиною моніторингу та контролю проєкту.

Моніторинг та контроль полегшують за допомогою постійних перевірок з командою. Наприклад, ми зустрічаємося зранку щопонеділка, щоб обговорити нашу поточну діяльність.”

Розробка Розкладу Проєкту

Ґаббі: “Потрібно створити Розклад проєкту, визначаючи всі віхи, операції, які слід виконати, включно з їх датами початку та кінцевого терміну, щоб встигнути до події щодо запуску.”

Для створення розкладу ми виконуємо такі кроки.

    1. Визначення віх: Віхи – це критичні точки на часовій шкалі проєкту, які можна відслідковувати, щоб визначити, чи виконують проєкт за графіком. Вони відображають завершення основних частин проєкту.
    2. Визначення операцій: Які операції необхідно виконати, щоб виконати кожну віху?
    3. Перелік операцій: Операції – це список “до виконання” для кожної операції. Ми подрібнюємо віхи та операції проєкту за допомогою ієрархічної структури робіт (work breakdown structure, WBS). Ви можете знайти приклад під цим текстом.
    4. Визначення послідовності: Коли кожну віху, операцію та задачу буде виконано?
    5. Для визначення послідовності ми маємо оцінити, які операції є залежними, а які – незалежними.
    6. Залежна задача означає, що інша операція або задача має бути завершена до початку роботи над залежною задачею. Наприклад, якщо я хочу постачати продукти, насамперед я мушу ці продукти купити. Таким чином, постачання продуктів залежить від завершення закупівлі продуктів.
    7. Незалежна задача означає, що операція або задача може бути завершена коли завгодно і не пов’язана з виконанням жодної іншої задачі.
    8. Оцінювання часу: Скільки часу знадобиться для виконання кожного завдання? Це ваше найкраще припущення на основі минулого досвіду, враховуючи обсяг роботи, яку потрібно виконати.
    9. Недооцінювання часу, необхідного для виконання кожної операції – це поширена помилка. Закладання додаткового часу в розклад може допомогти забезпечити достатньо часу, щоб завершити ваш проєкт вчасно.
    10. Побудова розкладу: Маючи всю вищезазначену інформацію, ми можемо побудувати розклад

Практичне завдання 7: Ієрархічна структура робіт

За допомогою тексту нижче заповніть канву:

Управління проєктами можна поділити на п’ять послідовних процесів:

  • Процес Ініціюванняє початком проєкту. Під час цього процесу учасники визначають стейкхолдерів проєкту та обирають його керівника. В цьому процесі визначають цілі та завдання проєкту і отримують затвердження початку проєкту.
  • У процесі Планування створюють план проєкту. Керівник проєкту та команда визначають операції, необхідні для створення кінцевого результату, послуги чи продукту. Вони також визначають, який персонал і ресурси потрібні, встановлюють часові межі та доступний бюджет для проєкту. Процес планування є дуже важливим для загального успіху проєкту. Без ретельного планування керівнику проєкту та команді може бути дуже складно досягнути успіху проєкту.
  • Виконання — це процес роботи згідно з планом проєкту. Етап виконання передбачає виконання операцій, визначених в процесі планування.
  • Моніторинг і Контроль відбувається протягом усього проєкту. Вони передбачають забезпечення виконання всіх операцій у плані проєкту вчасно та в межах бюджету, а також внесення будь-яких змін, необхідних для успішного досягнення цілей проєкту.

У процесі Закриття постачають цілі проєкту. Остаточна адміністративна робота завершена, а засвоєні уроки фіксують для покращення майбутніх проєктів. Процес закриття передбачає час, щоби відсвяткувати успіхи команди на шляху до завершення проєкту.

    Призначення ролей та обов’язків

    Сал: “Для нашої команди важливе розуміння сильних сторін, навичок та можливостей кожного члена команди, щоб упевнитися, що вони отримають найвідповідніші їх характеру та навичкам обов’язки.

    Можна використовувати Матрицю відповідальності (Responsibility Assignment Matrix (RAM)) для призначення членам команди відповідних операцій. Хорошою практикою також є призначення резервного виконавця, якщо основний недоступний. ”

    Планування комунікації: коли, про що і як?

    Емма: “Членам нашої команди та стейкхолдерам (таким, як шкільна рада, місцевий магазин та геріатричний пансіонат) потрібна інформація щодо розвитку нашого проєкту та змін, необхідних для виконання всієї роботи.

    Планування комунікації передбачає чітке розуміння того, хто, з ким, і як часто має спілкуватися, а також яка інформація буде доречною та корисною для кожного стейкхолдера.”

      Практичне завдання 8: Планування ризиків

      Сал: “Важливо виявити можливі ризики, які можуть вплинути на успішність кінцевого результату проєкту, наприклад, якщо наш сервіс настільки помічний, можливо, ми можемо впровадити його ще й в іншому місті!”

      Виявлення можливих ризиків надає можливість заздалегідь спланувати відповіді як на невдачу, так і на успіх, що допоможе зменшити негативний вплив на проєкт або уникнути його.

      Ризики можуть вплинути на одну або кілька сфер проєкту, зокрема:

      • Ресурси: Можливість залучати людей, устаткування, фінансування або інші ресурси для завершення проєкту

       

      • Терміни: Чи будуть доробки або весь проєкт завершені згідно з розкладом?

       

      • Обсяг: Завершення та постачання всіх елементів, зазначених у початковому обсязі

       

      • Якість: Наскільки кожен доробок відповідає цілям, встановленим в критеріях прийняття

      Заповніть рівень ризику перетягуванням першої літери в слові в правильну колонку:”

      Наступний розділ

      Розділ 4: Виконання, Моніторинг та контроль

      Давайте почнемо

      Ключова термінологія

      Натисніть на слова, щоб розгорнути вікно і зрозуміти, що вони означають
      Критерії прийняття
      набір умов, які повинні бути виконані перед тим, як доробок буде прийнято.
      Операція
      окрема запланована частина роботи, яку виконують впродовж проєкту.
      Припущення
      Фактор у процесі планування, який вважають істинним, реальним або достовірним, без доказів чи демонстрації.
      Процес закриття
      процес(и), який виконують для офіційного завершення або закриття проєкту, фази або контракту.
      Управління комунікаціями

      компонент плану управлвння проєктом, програмою або портфелем, який описує, хто, коли та як буде управляти інформацією про проєкт та поширювати її.

      Обмеження
      обмежувальний фактор, який впливає на виконання проєкту, програми, портфелю або процесу.
      Доробок
      Будь-який унікальний та такий, що може бути перевірений, продукт, результат або здатність надавати послугу, який необхідно створити для завершення процесу, фази або проєкту.
      Процес виконання
      це процес роботи відповідно до плану проєкту. Етап виконання передбачає виконання операцій, визначених у процесі планування.
      Процес ініціювання
      процеси, які виконують для визначення нового проєкту або нової фази існуючого проєкту шляхом отримання дозволу на початок проєкту або фази.
      Отримані уроки
      знання, отримані впродовж проєкту, які показують, як діяли (або як слід діяти) щодо проєктних подій з метою вдосконалення виконання в майбутньому.
      Віха
      суттєва точка або подія в проєкті, програмі чи портфелі.
      Планування віх
      тип розкладу, який представляє віхи із запланованими датами.
      Процес моніторингу та контролю
      відбувається протягом усього проєкту. Моніторинг і контроль передбачає забезпечення виконання всіх операцій у плані проєкту вчасно та в межах бюджету, а також робота з будь-якими змінами, необхідними для успішного досягнення цілей проєкту.
      Процес планування
      керівник проєкту та члени команди визначають операції, необхідні для завершення кінцевого продукту, послуги чи результату. Визначте, який персонал і ресурси потрібні, встановіть часові межі та наявний бюджет для проєкту.
      Проєкт
      тимчасова діяльність, спрямована на створення унікального продукту, послуги або результату.
      Статут проєкту
      Виданий ініціатором проєкту або спонсором документ, що формально затверджує існування проєкту та надає керівнику проєкту повноваження використовувати ресурси організації для операцій проєкту.
      Управління проєктами
      Застосування знань, умінь, інструментів та методів до операцій проєкту для відповідності проєктним вимогам.
      Керівник проєкту
      особа, призначена виконавчою організацією очолювати команду, яка відповідальна за досягнення цілей проєкту.
      Розклад проєкту

      результат моделювання розкладу, який представляє пов’язані операції з плановими датами, тривалістю, віхами та ресурсами.

      Команда проєкту

      група осіб, які підтримують керівника проєкту у виконанні роботи проєкту для досягнення його цілей.

      Обсяг проєкту
      робота, яку виконують для постачання продукту, послуги або результату з визначеними характеристиками та функціями.
      Розповзання обсягу
      Неконтрольоване розширення обсягу продукту або проєкту без адаптації часу, вартості та ресурсів.
      Спонсор
      Особа або група осіб, які забезпечують ресурсами та підтримкою проєкт, програму або портфель та приймають рішення для уможливлення успіху.
      Стейкхолдер
      особа, група осіб або організація, які можуть впливати, перебувати під впливом або вважати себе під дією впливу рішення, події або результату проєкту.
      Реєстр стейкхолдерів
      проєктний документ, що включає ідентифікацію, оцінку та класифікацію стейкхолдерів проєкту.
      Ресурс

      член команди або будь-який фізичний предмет, необхідний для завершення проєкту.

      Ризик

      Невизначена подія або умова, що у разі настання, матиме позитивний чи негативний вплив на одну чи більше цілей проєкт.

      Ієрархічна структура робіт (WBS)

      ієрархічна декомпозиція всього обсягу робіт, який команда проєкту повинна виконати для досягнення цілей проєкту та створення необхідних доробків.