Rozdział 3: Planowanie projektu
Proces planowania obejmuje następujące działania:
- Podział projektu na poszczególne zadania.
- Określenie kolejności działań.
- Oszacowanie czasu potrzebnego na każde zadanie.
- Przypisanie ról i obowiązków w zespole.
Planowanie kontroli i monitoringu projektu
Maja: Każda część naszego procesu planowania opiera się na wcześniejszych działaniach. Może się okazać, że w trakcie realizacji będziemy musieli ponownie przemyśleć i zrewidować założenia naszego projektu. Ten proces przeglądu i rewizji jest częścią monitorowania projektu. Monitorowanie i kontrola będą łatwiejsze dzięki cyklicznym spotkaniom zespołu, np. w każdy poniedziałek rano, aby ustalić bieżące działania.
Tworzenie harmonogramu projektu – budowanie usługi dostawy artykułów spożywczych
Gabi: Należy stworzyć harmonogram projektu, określając wszystkie kamienie milowe, działania do wykonania i terminy ich realizacji.
Aby stworzyć harmonogram, postępujemy zgodnie z poniższymi krokami.
- Identyfikacja kamieni milowych: kamienie milowe to główne punkty na osi czasu projektu, które można monitorować w celu ustalenia, czy projekt przebiega zgodnie z harmonogramem. Weryfikują ukończenie głównych elementów projektu.
- Definiowanie działań: to odpowiedź na pytanie, jakie działania należy wykonać, aby zrealizować kamienie milowe?
- Lista działań: działania to cząstkowe elementy „do zrobienia” dla każdego etapu. Rozdzielamy główne etapy na konkretne, mniejsze działania i związane z nimi zadania (struktura podziału pracy). Przykład znajdziecie dalej.
- Ustalenie kolejności: aby określić kolejność – czyli kiedy każdy kamień milowy i związane z nim działania zostaną zrealizowane – należy ocenić, które działania są wzajemnie zależne, a które nie. Działanie zależne to takie, przed którego rozpoczęciem musi zostać ukończone inne działanie lub zadanie. Przykładowo: jeśli chcemy dostarczyć artykuły spożywcze, to najpierw musimy je kupić, zatem dostawa artykułów spożywczych jest uzależniona od dokonania zakupów. Z kolei działanie niezależne można ukończyć w dowolnym momencie i nie jest powiązane z żadnym innym wykonywanym zadaniem.
- Oszacowanie czasu: przy określaniu, ile czasu zajmie wykonanie każdej czynności, najlepiej kierować się doświadczeniem z wcześniejszych projektów, biorąc pod uwagę ilość pracy do wykonania. Częstym błędem jest niedoszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie każdej czynności. Zaplanowanie dodatkowego czasu w harmonogramie może pomóc w ukończeniu projektu w terminie.
- Tworzenie harmonogramu: mając wszystkie powyższe informacje można zacząć tworzyć harmonogram.
Zadanie 7: Struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure)
Korzystając z poniższego tekstu, wypełnijcie szablon, przeciągając nazwy czynności w odpowiednie pola.
Zarządzanie projektami można podzielić na 5 następujących po sobie procesów:
-
Proces Rozpoczęcia obejmuje identyfikowanie interesariuszy projektu oraz wybieranie kierownika projektu. Definiowane są cele i zadania projektu oraz uzyskiwana jest akceptacja do kontynuowania projektu.
-
Podczas procesu Planowania – tworzenia planu projektu – kierownik projektu i członkowie zespołu określają działania potrzebne do ukończenia produktu końcowego, wykonania usługi lub osiągnięcia zaplanowanego rezultatu. Ustalają również, jaki personel i zasoby są potrzebne, tworzą harmonogram i obliczają dostępny budżet projektu. Planowanie jest bardzo ważne dla sukcesu projektu. Bez starannego planowania, kierownik projektu i zespół projektowy mogą mieć duże trudności z osiągnięciem zamierzonych rezultatów.
-
Realizacja to etap projektu polegający na wykonywaniu działań nakreślonych w trakcie procesu planowania.
-
Monitoring i kontrola odbywają się na każdym etapie projektu. Potwierdzają, czy wszystkie działania w planie projektu zostały wykonane na czas i w ramach budżetu, a także powodują wprowadzenie wszelkich zmian niezbędnych do skutecznego osiągnięcia celów projektu.
-
Proces Zamykania projektu odbywa się po zakończeniu jego realizacji. Polega na wykonaniu końcowych prac administracyjnych, wyciągnięciu wniosków służących udoskonaleniu przyszłych projektów, napisaniu raportu podsumowującego projekt. Na tym etapie jest również czas na świętowanie sukcesu.
Przypisanie ról i obowiązków
Maks: Dla naszego zespołu ważne jest, aby poznać mocne strony, umiejętności i zdolności każdego z członków. Dzięki temu wszyscy mogą otrzymać właściwe obowiązki, które pasują do ich osobowości i predyspozycji.
Macierz odpowiedzialności (RAM – Responsibility Assignment Matrix) służy do przydzielania członkom zespołu odpowiednich działań. Dobrym pomysłem jest także wyznaczenie zastępcy na wypadek, gdyby wyznaczona wcześniej osoba była niedostępna.
Plan komunikacji
Maja: Członkowie naszego zespołu i interesariusze (np. dyrekcja szkoły, lokalny sklep i Dom Seniora „Serce”) potrzebują informacji o tym, jak projekt się rozwija i co może wymagać ewentualnych zmian, aby wykonać całą pracę.
Planowanie komunikacji dotyczy tego, kto z kim i jak często musi się komunikować, a także jakie informacje byłyby istotne i przydatne dla każdego interesariusza.
Zadanie 8: Planowanie pod kątem ryzyka
Maks: Ważne jest, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka, które mogą wpłynąć na pomyślny wynik projektu, np. jeśli nasza usługa będzie bardzo popularna, to może nam zabraknąć zasobów ludzkich i materiałowych.
Identyfikacja ryzyka daje możliwość zaplanowania reakcji zarówno na niepowodzenie, jak i sukces, co pomoże uniknąć lub zminimalizować jego negatywny wpływ na projekt.
Zagrożenia mogą mieć wpływ na jeden lub więcej obszarów projektu, w tym na:
-
zasoby – możliwość pozyskania ludzi, sprzętu, funduszy lub innych zasobów w celu ukończenia projektu;
-
harmonogram – czyli na to, czy produkt lub cały projekt zostaną ukończone zgodnie z harmonogramem;
-
zakres – wypełnienie i dostarczenie wszystkich pozycji wymienionych w pierwotnym zakresie (realizacja wszystkich zadań wymienionych w harmonogramie);
-
jakość – stopień, w jakim każdy dostarczany element spełnia cele określone w kryteriach akceptacji.
Przejdź do kolejnego rozdziału
Rozdział 4: Realizacja, monitoring i kontrola
Terminologia
Kliknij plus przy danym terminie, aby zobaczyć jego definicję.
Kryteria akceptacji:
zestaw warunków, które muszą zostać spełnione przed zaakceptowaniem rezultatów.
Zadanie:
wyodrębniona, zaplanowana część pracy wykonywana w trakcie projektu.
Założenie:
czynnik w procesie planowania, który jest uważany za prawdziwy lub pewny.
Etap zamknięcia:
prace przeprowadzane w celu formalnego zakończenia lub zamknięcia projektu.
Zarządzanie komunikacją:
element planu zarządzania projektem, który opisuje, jak, kiedy i przez kogo informacje o nim będą administrowane i rozpowszechniane.
Ograniczenie:
czynnik ograniczający, który utrudnia realizację projektu.
Rezultat:
Realizacja:
jest to praca zgodnie z planem projektu. Etap wykonawczy polega na wykonaniu czynności nakreślonych na etapie planowania.
Rozpoczęcie (inicjowanie):
Wnioski:
Kamień milowy:
ważny punkt lub wydarzenie w projekcie.
Planowanie etapów kluczowych:
Proces monitorowania i kontroli:
występuje w całym projekcie. Polega na zapewnieniu, że wszystkie działania zawarte w planie projektu zostaną zakończone na czas i w ramach zatwierdzonego budżetu, a także na uwzględnieniu wszelkich zmian niezbędnych do pomyślnego osiągnięcia celów projektu.
Planowanie:
określenie działań potrzebnych do wykonania produktu końcowego, usługi lub osiągnięcia założonego rezultatu. Ustalenie potrzeb kadrowych i materiałowych, harmonogramu i dostępnego budżetu projektu.
Projekt:
Karta projektu:
dokument, który formalnie potwierdza istnienie projektu i daje kierownikowi uprawnienia do wykorzystania zasobów organizacyjnych do działań projektowych. Jest tworzony przez inicjatora projektu lub sponsora.
Zarządzanie projektem:
zastosowanie wiedzy, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu.
Kierownik projektu:
osoba wyznaczona przez organizację do kierowania zespołem, odpowiedzialna za osiągnięcie celów projektu.
Harmonogram projektu:
dokument, który przedstawia powiązane działania z planowanymi datami ich zakończenia, kamieniami milowymi i zasobami.
Zespół projektowy:
zespół osób, które wspierają kierownika projektu w osiągnięciu założonych celów.
Zakres:
praca wykonana w celu dostarczenia produktu, usługi lub rezultatu o określonych cechach i funkcjach.
Rozrost zakresu (pełzanie zakresu):
niekontrolowane rozszerzenie zakresu produktu lub projektu bez korekty czasu, kosztów i zasobów.
Sponsor:
osoba lub grupa osób, które zapewniają zasoby i wsparcie dla projektu.
Interesariusz:
osoba, grupa osób lub organizacja, które mają wpływ na realizację projektu lub na które projekt wpływa.
Rejestr interesariuszy:
dokument projektowy zawierający identyfikację, ocenę i klasyfikację interesariuszy projektu.
Zasób:
członkowie zespołu realizującego projekt, wszystkie przedmioty fizyczne i środki finansowe będące do dyspozycji tego zespołu.
Ryzyko:
niepewne zdarzenie lub stan, które (jeśli wystąpią) mają pozytywny lub negatywny wpływ na jeden lub więcej celów projektu.
Struktura podziału pracy (WBS):
hierarchiczna dekompozycja całkowitego zakresu pracy do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych produktów.