Rozdział 5: Zamknięcie projektu
„MAMY TO!”
Maks, Maja, Gabi, Leon: UDAŁO SIĘ, INAUGURACJA BYŁA NIESAMOWITA!
Po krótkim odpoczynku jesteśmy gotowi do zakończenia i zamknięcia projektu. To wspólne osiągnięcie wymagało od nas dużo pracy.
Proces zamknięcia
..aja: To była ciężka praca całego zespołu. Wpadliśmy na pomysł, zaplanowaliśmy go, zrealizowaliśmy plan, kontrolowaliśmy postępy. Nadszedł więc czas, aby zamknąć projekt. Na tym etapie mamy możliwość zastanowienia się nad jakością wykonanych zadań, nad tym, czego nauczyliśmy się o zarządzaniu projektem i jak nam się współpracowało w zespole.
Na etapie zamknięcia jest jeszcze trochę pracy do wykonania:
- W przypadku niektórych projektów tworzy się prezentację zamykającą, aby przedstawić końcowy raport zainteresowanym stronom. My wykonamy taką prezentację i przedstawimy ją m.in. w szkole, mieszkańcom Domowi Seniora „Serce”, sponsorom.
- Kompletujemy i przechowujemy wszelkie dokumenty związane z projektem (plan projektu, ukończony harmonogram itp.) w tzw. portfolio projektów, np. w segregatorze lub komputerze. Dokumenty te staną się materiałem referencyjnym dla przyszłych projektów, np. w przypadku powtórzenia naszej usługi lub realizacji innego wydarzenia.
- Członkowie zespołu muszą zaakceptować rezultaty projektu, aby potwierdzić jego wykonanie.
- Wraz z członkami zespołu tworzymy dokument nazywany „doświadczeniem projektowym” (ang. lessons learned), czyli opisujący wiedzę i umiejętności nabyte podczas realizacji.
- Kończymy samooceną i oceną rówieśniczą oraz rozmawiamy o każdej osobie w naszym zespole w sytuacji 1 na 1. Uwzględniamy, czy:
- Traktowali się nawzajem z szacunkiem.
- Dzielili się obowiązkami.
- Komunikowali się w sposób jasny i skuteczny.
- Pracowali w sposób zorganizowany.
- Mądrze zarządzali czasem.
- Na końcu świętujemy wszystko, co osiągnął nasz zespół! Niezależnie od wyniku, poświęciliśmy czas i wysiłek, wiele się nauczyliśmy i zasługujemy na nagrodę.
Samoocena i ocena wzajemna
Leon: Aby każdy członek zespołu wyniósł coś wartościowego z tego procesu, przeprowadzamy samoocenę i ocenę koleżeńską. W tym celu wypełniamy karteczki samoprzylepne dla każdego członka zespołu.
Wróć do spisu treści
Gratulujemy ukończenia kursu!
Terminologia
Kliknij plus przy danym terminie, aby zobaczyć jego definicję.
Kryteria akceptacji:
zestaw warunków, które muszą zostać spełnione przed zaakceptowaniem rezultatów.
Zadanie:
wyodrębniona, zaplanowana część pracy wykonywana w trakcie projektu.
Założenie:
czynnik w procesie planowania, który jest uważany za prawdziwy lub pewny.
Etap zamknięcia:
prace przeprowadzane w celu formalnego zakończenia lub zamknięcia projektu.
Zarządzanie komunikacją:
element planu zarządzania projektem, który opisuje, jak, kiedy i przez kogo informacje o nim będą administrowane i rozpowszechniane.
Ograniczenie:
czynnik ograniczający, który utrudnia realizację projektu.
Rezultat:
Realizacja:
jest to praca zgodnie z planem projektu. Etap wykonawczy polega na wykonaniu czynności nakreślonych na etapie planowania.
Rozpoczęcie (inicjowanie):
Wnioski:
Kamień milowy:
ważny punkt lub wydarzenie w projekcie.
Planowanie etapów kluczowych:
Proces monitorowania i kontroli:
występuje w całym projekcie. Polega na zapewnieniu, że wszystkie działania zawarte w planie projektu zostaną zakończone na czas i w ramach zatwierdzonego budżetu, a także na uwzględnieniu wszelkich zmian niezbędnych do pomyślnego osiągnięcia celów projektu.
Planowanie:
określenie działań potrzebnych do wykonania produktu końcowego, usługi lub osiągnięcia założonego rezultatu. Ustalenie potrzeb kadrowych i materiałowych, harmonogramu i dostępnego budżetu projektu.
Projekt:
Karta projektu:
dokument, który formalnie potwierdza istnienie projektu i daje kierownikowi uprawnienia do wykorzystania zasobów organizacyjnych do działań projektowych. Jest tworzony przez inicjatora projektu lub sponsora.
Zarządzanie projektem:
zastosowanie wiedzy, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu.
Kierownik projektu:
osoba wyznaczona przez organizację do kierowania zespołem, odpowiedzialna za osiągnięcie celów projektu.
Harmonogram projektu:
dokument, który przedstawia powiązane działania z planowanymi datami ich zakończenia, kamieniami milowymi i zasobami.
Zespół projektowy:
zespół osób, które wspierają kierownika projektu w osiągnięciu założonych celów.
Zakres:
praca wykonana w celu dostarczenia produktu, usługi lub rezultatu o określonych cechach i funkcjach.
Rozrost zakresu (pełzanie zakresu):
niekontrolowane rozszerzenie zakresu produktu lub projektu bez korekty czasu, kosztów i zasobów.
Sponsor:
osoba lub grupa osób, które zapewniają zasoby i wsparcie dla projektu.
Interesariusz:
osoba, grupa osób lub organizacja, które mają wpływ na realizację projektu lub na które projekt wpływa.
Rejestr interesariuszy:
dokument projektowy zawierający identyfikację, ocenę i klasyfikację interesariuszy projektu.
Zasób:
członkowie zespołu realizującego projekt, wszystkie przedmioty fizyczne i środki finansowe będące do dyspozycji tego zespołu.
Ryzyko:
niepewne zdarzenie lub stan, które (jeśli wystąpią) mają pozytywny lub negatywny wpływ na jeden lub więcej celów projektu.
Struktura podziału pracy (WBS):
hierarchiczna dekompozycja całkowitego zakresu pracy do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych produktów.