Rozdział 1: Wprowadzenie do zarządzania projektem
Poznaj nasz zespół
Witajcie! Cieszymy się, że jesteście tu z nami. Nazywamy się Maja, Leon, Gabi i Maks i wspólnie projektujemy usługę o nazwie „GranGroceries”. Polega ona na dostawie artykułów spożywczych dla osób starszych. Bardzo chcemy odnieść sukces, ale żeby tego dokonać, musimy zaplanować pracę i podzielić się zadaniami.
Przez najbliższe półtorej godziny dzięki nam dowiecie się, co to znaczy być kierownikiem projektu (Project Managerem). Krok po kroku poznacie główne etapy zarządzania projektami i zdobędziecie niezbędne umiejętności, aby w przyszłości poradzić sobie z dowolnym projektem.
Gotowi? Do dzieła!
Zadanie 1: Czym jest projekt?
Gabi: Wszyscy z nas mają już pewne doświadczenia w zarządzaniu projektem, np. zdobyte w trakcie edukacji szkolnej. Prawdopodobnie od dawna zarządzacie projektami w swoim codziennym życiu, choć może nie zdajecie sobie z tego sprawy. Za każdym razem, gdy planowaliście, jakie ubrania spakować na wakacje, organizowaliście spotkanie grupy znajomych, przygotowywaliście prezentację lub budowaliście papierowy samolot ze swoim zespołem, to braliście udział w różnych aspektach zarządzania projektami.
Zadanie 2: Kluczowe role w zarządzaniu projektem
Maja: W tym projekcie Leon, Gabi i Maks będą dzielić się różnymi zadaniami. Zdefiniujmy niektóre z ważnych ról w projekcie. Pomóżcie nam w doborze nazw do definicji.
Zadanie 3: Etapy zarządzania projektem
Leon: Poznamy teraz etapy zarządzania projektem. Każdy projekt, bez względu na wielkość lub złożoność, wymaga wykorzystania określonych umiejętności oraz zastosowania narzędzi i procedur w celu realizacji założonych celów. Zarządzanie projektem można podzielić na pięć etapów:
-
Na etapie rozpoczęcia (inicjowania) projektu definiuje się cele, identyfikowani są interesariusze oraz wybierany jest kierownik projektu.
-
W fazie planowania jest tworzony plan projektu. Kierownik projektu i członkowie zespołu określają działania potrzebne do sfinalizowania produktu końcowego. Określają również, jakie zasoby ludzkie i materiałowe są niezbędne, ustalają harmonogram i dostępny budżet projektu. Proces planowania jest bardzo ważny dla powodzenia projektu. Bez starannego planowania osiągnięcie finalnego sukcesu może być bardzo trudne.
-
Realizacja to wykonanie zaplanowanych działań w założonych w planie projektu ramach.
-
Monitoring i kontrola są niezbędne na każdym etapie projektu. Ich celem jest upewnienie się, że wszystkie działania zawarte w planie zostaną zrealizowane na czas, w ramach dostępnego budżetu. Dodatkowo pozwalają uwzględnić wszelkie zmiany niezbędne do pomyślnego osiągnięcia celów.
-
Etap zamknięcia rozpoczyna się, gdy cele projektu są zrealizowane, a założone produkty dostarczone. W trakcie tego procesu kompletuje się dokumentację, a także wyciąga wnioski w celu sprawniejszej realizacji przyszłych projektów.
Ułóżcie we właściwej kolejności ikony symbolizujące poszczególne etapy projektu.
Zadanie 4: Trójkąt ograniczeń
Maks: Za każdym razem, gdy zaczynamy projekt, zastanawiamy się, co należy zrobić (określamy zakres prac), ile będzie kosztować (budżet) i jak długo będzie trwało (czas). Robimy to cały czas w różnego rodzaju projektach, na przykład planując uruchomienie naszego serwisu, pracując nad egzaminem, a nawet planując przyjęcie urodzinowe. Te trzy parametry nazywamy trójkątem ograniczeń. Inne nazwy, które możecie spotkać to żelazny trójkąt, złoty trójkąt lub potrójne ograniczenie.
Przejdź do kolejnego rozdziału
Rozdział 2: Rozpoczęcie projektu
Terminologia
Kliknij plus przy danym terminie, aby zobaczyć jego definicję.
Kryteria akceptacji:
zestaw warunków, które muszą zostać spełnione przed zaakceptowaniem rezultatów.
Zadanie:
wyodrębniona, zaplanowana część pracy wykonywana w trakcie projektu.
Założenie:
czynnik w procesie planowania, który jest uważany za prawdziwy lub pewny.
Etap zamknięcia:
prace przeprowadzane w celu formalnego zakończenia lub zamknięcia projektu.
Zarządzanie komunikacją:
element planu zarządzania projektem, który opisuje, jak, kiedy i przez kogo informacje o nim będą administrowane i rozpowszechniane.
Ograniczenie:
czynnik ograniczający, który utrudnia realizację projektu.
Rezultat:
Realizacja:
jest to praca zgodnie z planem projektu. Etap wykonawczy polega na wykonaniu czynności nakreślonych na etapie planowania.
Rozpoczęcie (inicjowanie):
Wnioski:
Kamień milowy:
ważny punkt lub wydarzenie w projekcie.
Planowanie etapów kluczowych:
Proces monitorowania i kontroli:
występuje w całym projekcie. Polega na zapewnieniu, że wszystkie działania zawarte w planie projektu zostaną zakończone na czas i w ramach zatwierdzonego budżetu, a także na uwzględnieniu wszelkich zmian niezbędnych do pomyślnego osiągnięcia celów projektu.
Planowanie:
określenie działań potrzebnych do wykonania produktu końcowego, usługi lub osiągnięcia założonego rezultatu. Ustalenie potrzeb kadrowych i materiałowych, harmonogramu i dostępnego budżetu projektu.
Projekt:
Karta projektu:
dokument, który formalnie potwierdza istnienie projektu i daje kierownikowi uprawnienia do wykorzystania zasobów organizacyjnych do działań projektowych. Jest tworzony przez inicjatora projektu lub sponsora.
Zarządzanie projektem:
zastosowanie wiedzy, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu.
Kierownik projektu:
osoba wyznaczona przez organizację do kierowania zespołem, odpowiedzialna za osiągnięcie celów projektu.
Harmonogram projektu:
dokument, który przedstawia powiązane działania z planowanymi datami ich zakończenia, kamieniami milowymi i zasobami.
Zespół projektowy:
zespół osób, które wspierają kierownika projektu w osiągnięciu założonych celów.
Zakres:
praca wykonana w celu dostarczenia produktu, usługi lub rezultatu o określonych cechach i funkcjach.
Rozrost zakresu (pełzanie zakresu):
niekontrolowane rozszerzenie zakresu produktu lub projektu bez korekty czasu, kosztów i zasobów.
Sponsor:
osoba lub grupa osób, które zapewniają zasoby i wsparcie dla projektu.
Interesariusz:
osoba, grupa osób lub organizacja, które mają wpływ na realizację projektu lub na które projekt wpływa.
Rejestr interesariuszy:
dokument projektowy zawierający identyfikację, ocenę i klasyfikację interesariuszy projektu.
Zasób:
członkowie zespołu realizującego projekt, wszystkie przedmioty fizyczne i środki finansowe będące do dyspozycji tego zespołu.
Ryzyko:
niepewne zdarzenie lub stan, które (jeśli wystąpią) mają pozytywny lub negatywny wpływ na jeden lub więcej celów projektu.
Struktura podziału pracy (WBS):
hierarchiczna dekompozycja całkowitego zakresu pracy do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych produktów.