Процес ініціювання

Леон: “В межах процесу ініціювання нашої служби доставки продуктів для літніх людей ми маємо три цілі:

  • Визначити проєкт: ми створюємо послугу, якою літні люди можуть легко користуватися щотижня та яка допоможе їм відчувати менше стресу впрожовж дня.
  • Визначити стейкхолдерів: ми визначили таких стейкхолдерів як шкільна рада, геріатричний пансіонат, місцевий магазин і члени нашої команди.
  • Затвердити проєкт: Нам потрібен дозвіл від шкільної ради і ми хотіли б отримати відгук від геріатричного пансіонату, щоб підтвердити, чи ми робимо правильні кроки. І, звичайно, члени нашої команди також повинні погодитись. “

Визначення проєкту:
Основні питання

Леон: “Починаючи проєкт, перше, що потрібно зробити – це визначити цілі проєкту. Це нагода вирішити, що буде зроблено і яким буде бажаний доробок. Результат — це продукт, послуга або результат процесу.

Наступні шість основних запитань допоможуть командам найкраще визначити свій проєкт:

  1. Чому? Чому цей проєкт ініціюють? Чому це є нашою причиною розпочати проєкт?
  2. Хто? Для кого виконують цю роботу? Визначте людей, які беруть участь у проєкті або на яких впливають результати проєкту (і позитивно, і негативно).
  3. Що? Що ми будемо постачати? Яку роботу нам потрібно виконати? Які ресурси та кошти нам потрібні для постачання цих доробків?
  4. Коли? Коли ми будемо постачати ці доробки? Коли спонсор проєкту затвердить і прийме остаточний доробок проєкту?
  5. Де? Де будуть використані результати? Де це буде виконано? Якщо школа планує щорічний пікнік зі збору коштів, відповіддю може бути «місцевий парк».
  6. Як? Як ми збираємося досягти мети та цілей проєкту? Як будемо вимірювати успіх?

 

Практичне завдання 5: Визначення проєкту

Прочитайте опис проєкту. На які запитання там немає відповіді?

Сал:

  • Ми ініціюємо цей проєкт, тому що хочемо допомогти людям похилого віку з нашого міста з покупкою продуктів”.

  • Ми починаємо цю послугу саме для людей похилого віку, тому щоо ми помітили в наших сім’ях, що їм часто потрібна допомога. Якщо ми не досягнемо успіху в цьому проєкті, батьки та літні люди, які хочуть скористатися нашою послугою, будуть розчаровані.

  • Ми будемо надавати послугу по телефону. Люди похилого віку отримають блокноти, в яких можна буде записати свій список продуктів. Нашим бюджетом є спільнокошт у розмірі 1000 євро і ми проведемо захід зі збору коштів, якщо ми вийдемо за межі бюджету.

  • Ця відповідь буде пропущена: ми хочемо запустити наш сервіс у п’ятницю, 17 червня. Нам потрібно приблизно 6 місяців, щоб спланувати всі доробки. Шкільна рада затвердить наші плани в останній тиждень квітня.

  • Усі доробки приведуть до події щодо запуску, ми збираємо бюджет на додаткові потреби за допомогою події зі збору коштів.

  • Ми збираємося досягти мети проєкту завдяки щотижневим зустрічам з 1-го тижня січня, розподілу ролей та допомозі один одному, коли хтось не може або боїться виконувати закріплену за ним операцію.

  • Наш успіх буде виміряний відгуками до та після запуску нашого сервісу. Ми надішлемо опитування, щоб поговорити про досвід користувачів, щоб ми могли продовжувати вдосконалювати наш сервіс після запуску.

    Визначення стейкхолдерів

    Emma: “Як було зазначено у вступі, стейкхолдери — це люди чи організації, залучені або зацікавлені, позитивно чи негативно, у проєкті чи його результатах.

    У процесі ініціювання проєктні команди часто створюють реєстр стейкхолдерів, який охоплює осіб, залучених та/або на яких впливає проєкт, їхню роль у проєкті (клієнт, спонсор, член команди чи громадськість) та їхню контактну інформацію.”

    Практичне завдання 6: Визначення стейкхолдерів

    Перетягніть потрібних стейкхолдерів на їхні ролі у запуску служби доставки продуктів для людей похилого віку відповідно до тексту, наведеного нижче.

    Ґаббі: “Для нашого проєкту ми вже організували кілька речей. Ми зустрічаємося з Барбарою, щоб краще зрозуміти, що дозволено, а що заборонено з точки зору школи для створення нашої послуги. Згодом ми також поговоримо з людьми в геріатричному пансіонаті, коли вони зберуться на щомісячну зустріч із групою Кіри, щоб перевірити, чи всі погоджуються. Емма подбає про те, щоб це відбулося вчасно і занотує підсумки. Сал допоможе їй. Нарешті, ми вже отримали деякі знижки на продукти від Рубена. Він має магазин у місті, який є знайомим місцем для геріатричного пансіонату.

    Статут проєкту

    Леон: “Питання Чому?, Хто?, Що?, Коли?, Де? та Як? використовують для створення статуту проєкту. Статут проєкту – це документ, який «дає дозвіл» на початок проєкту та який використовують для подальшого уточнення та вдосконалення проєкту.

    Ми вписали керівника проєкту та перерахували членів команди. Це люди, які беруть участь у проєкті.

    В описі проєкту ми записали наші цілі. Наші цілі мають бути конкретними, вимірюваними та придатними для спостереження. Ці цілі можуть спрямовувати наш проєкт від початку до кінця. Що чіткіше ми будемо визначати цілі, то легше буде залишатися на шляху до мети проєкту.

    Як причини/обґрунтування проєкту, ми вписали причину здійснення цього проєкту. Це відповідає на запитання «Чому?».

    Віха – це орієнтовний час, коли буде завершено важливий доробок.

    Критерії прийняття описують, як наш кінцевий продукт будуть оцінювати користувачі та якою буде якість кінцевого продукту. Це визначає, як ми дізнаємося, коли ми закінчили та чи успішно ми досягли своїх цілей.

    Припущення — це фактори проєкту, які ми вважаємо правдивими без жодних доказів. Визначення припущень допомагає команді прояснити ті припущення, які не всі члени команди поділяють. Наприклад, чи наш продукт взагалі потрібен!

    Обмеження – це будь-який фактор, який перешкоджає досягненню мети нашого проєкту. До них можуть належати обмеження в бюджеті, часі, доступності людей або щось інше.

    До Ризиків належать будь-які несподівані ситуації, з якими ми можемо зіткнутися. Нам потрібно подумати про потенційні ризики на початку нашого проєкту, щоб ми могли належним чином керувати ними та створити план реагування. Хоча ми не можемо передбачити всі ситуації, що краще ми підготуємось, то успішнішим буде наш проєкт. Прикладом ризику може бути те, що під час події просто неба може піти дощ. Реакцією може бути планування запасного місця на випадок дощу».

    Статут проєкту

    Віха: Grocerido

    Керівник проєкту: Емма

    Члени команди: Сал, Ґаббі та Леон

    Стейкхолдери: Кіра Белтран з геріатричного пансіонату і Барбара Браселс зі шкільної ради

    Спонсор: Рубен Аґілар з місцевого магазину

    Опис проєкту:

    Опишіть проєкт. Яка мета вашого проєкту?

    Доставка продуктів для людей у нашому місцевому геріатричному пансіонаті у зручний для них спосіб.

    Причина/обґрунтування проєкту:

    Чому ви робите цей проєкт?

    Основною метою проєкту є розробка простого сервісу, який старшому поколінню буде легко використовувати без потреби в цифрових інструментах, якими їм менш комфортно користуватись.

    Важлива віха:

    Які основні точки відслідковування прогресу? Які будуть доробки? Коли вони мають бути готові?

    Схвалення шкільною радою (квітень): Створення проєктної пропозиції, щоб повідомити шкільній раді, що ми розробляємо. Ми отримаємо дозвіл продовжувати або ні.

    Користувацьке тестування (травень): Отримання відгуків про наші послуги від геріатричного пансіонату. Ми опитуємо їх, щоб зрозуміти, які у нас можуть бути припущення та які потреби ми можемо задовільнити.

    Подія щодо запуску (18 червня): Запускаємо нашу послугу, пропонуємо продукти першим п’яти клієнтам і святкуємо запуск урочистою подією.

    Критерії приймання:

    Як будуть оцінювати кінцевий продукт?

    • Проєкт буде завершено вчасно, в межах бюджету та відповідатиме вимогам шкільної ради.
    • Усі припущення будуть перевірені з користувачами
    • З місцевим магазином укладено чіткий договір про отримання знижок на продукти
    • Ми надішлемо опитування після події щодо запуску, щоб отримати відгук

    Припущення:

    Що, на вашу думку, є правдивим щодо цього проєкту?

    • Людям у геріатричному пансіонаті потрібна допомога з придбанням продуктів.
    • Літнім людям не завжди зручно користуватися цифровими інструментами.
    • Людям похилого віку іноді важко самостійно робити покупки.
    • Ми можемо знайти достатньо учасників для користування нашою послугою.
    • Ми зможемо викликати достатній інтерес до нашої події щодо запуску.

    Обмеження:

    Які фактори обмежуватимуть реалізацію проєкту?

    • Ми – нова команда і нам потрібно познайомитись один з одним
    • Ми маємо обмеження від шкільної ради щодо того, що дозволено в проєкті
    • У нас обмежений бюджет
    • У нас є 6 місяців до події щодо запуску

    Ризики:

    Що може створити проблеми під час проєкту?

    • Співпраця з нашим спонсором – місцевим магазином – може не продовжитися
    • У нашій команді можуть бути тривалі непорозуміння
    • Ми занадто зайняті іншою шкільною роботою
    • Немає зацікавленості з боку геріатричного пансіонату
    • Ми не можемо достатньо зацікавити людей, щоб прийти на нашу подію щодо запуску

    Наступний розділ

    Розділ 3: Планування проєкту

    Давайте почнемо

    Ключова термінологія

    Натисніть на слова, щоб розгорнути вікно і зрозуміти, що вони означають
    Критерії прийняття
    набір умов, які повинні бути виконані перед тим, як доробок буде прийнято.
    Операція
    окрема запланована частина роботи, яку виконують впродовж проєкту.
    Припущення
    Фактор у процесі планування, який вважають істинним, реальним або достовірним, без доказів чи демонстрації.
    Процес закриття
    процес(и), який виконують для офіційного завершення або закриття проєкту, фази або контракту.
    Управління комунікаціями

    компонент плану управлвння проєктом, програмою або портфелем, який описує, хто, коли та як буде управляти інформацією про проєкт та поширювати її.

    Обмеження
    обмежувальний фактор, який впливає на виконання проєкту, програми, портфелю або процесу.
    Доробок
    Будь-який унікальний та такий, що може бути перевірений, продукт, результат або здатність надавати послугу, який необхідно створити для завершення процесу, фази або проєкту.
    Процес виконання
    це процес роботи відповідно до плану проєкту. Етап виконання передбачає виконання операцій, визначених у процесі планування.
    Процес ініціювання
    процеси, які виконують для визначення нового проєкту або нової фази існуючого проєкту шляхом отримання дозволу на початок проєкту або фази.
    Отримані уроки
    знання, отримані впродовж проєкту, які показують, як діяли (або як слід діяти) щодо проєктних подій з метою вдосконалення виконання в майбутньому.
    Віха
    суттєва точка або подія в проєкті, програмі чи портфелі.
    Планування віх
    тип розкладу, який представляє віхи із запланованими датами.
    Процес моніторингу та контролю
    відбувається протягом усього проєкту. Моніторинг і контроль передбачає забезпечення виконання всіх операцій у плані проєкту вчасно та в межах бюджету, а також робота з будь-якими змінами, необхідними для успішного досягнення цілей проєкту.
    Процес планування
    керівник проєкту та члени команди визначають операції, необхідні для завершення кінцевого продукту, послуги чи результату. Визначте, який персонал і ресурси потрібні, встановіть часові межі та наявний бюджет для проєкту.
    Проєкт
    тимчасова діяльність, спрямована на створення унікального продукту, послуги або результату.
    Статут проєкту
    Виданий ініціатором проєкту або спонсором документ, що формально затверджує існування проєкту та надає керівнику проєкту повноваження використовувати ресурси організації для операцій проєкту.
    Управління проєктами
    Застосування знань, умінь, інструментів та методів до операцій проєкту для відповідності проєктним вимогам.
    Керівник проєкту
    особа, призначена виконавчою організацією очолювати команду, яка відповідальна за досягнення цілей проєкту.
    Розклад проєкту

    результат моделювання розкладу, який представляє пов’язані операції з плановими датами, тривалістю, віхами та ресурсами.

    Команда проєкту

    група осіб, які підтримують керівника проєкту у виконанні роботи проєкту для досягнення його цілей.

    Обсяг проєкту
    робота, яку виконують для постачання продукту, послуги або результату з визначеними характеристиками та функціями.
    Розповзання обсягу
    Неконтрольоване розширення обсягу продукту або проєкту без адаптації часу, вартості та ресурсів.
    Спонсор
    Особа або група осіб, які забезпечують ресурсами та підтримкою проєкт, програму або портфель та приймають рішення для уможливлення успіху.
    Стейкхолдер
    особа, група осіб або організація, які можуть впливати, перебувати під впливом або вважати себе під дією впливу рішення, події або результату проєкту.
    Реєстр стейкхолдерів
    проєктний документ, що включає ідентифікацію, оцінку та класифікацію стейкхолдерів проєкту.
    Ресурс

    член команди або будь-який фізичний предмет, необхідний для завершення проєкту.

    Ризик

    Невизначена подія або умова, що у разі настання, матиме позитивний чи негативний вплив на одну чи більше цілей проєкт.

    Ієрархічна структура робіт (WBS)

    ієрархічна декомпозиція всього обсягу робіт, який команда проєкту повинна виконати для досягнення цілей проєкту та створення необхідних доробків.