Peatükk 2: PROJEKTI ALGATAMINE
Projekti alguses tuleb kõigepealt paika panna projekti eesmärgid. See on hea võimalus, et otsustada, mida tehakse ja mis on oodatav tulemus. Moodulis näidatakse, et tulemuseks võib olla nii toode, teenus kui ka tegevuse tulemus.
Algatamisprotsess
Martin: „Eakatele toidukaupade kohaletoimetamise teenuse alustamisel on meil kolm eesmärki:
1. Projekti sisu määratlemine: Hakata pakkuma teenust, mida eakad inimesed saavad iganädalaselt hõlpsasti kasutada ja mis muudab nende päeva stressivabamaks.
2. Huvigruppide väljaselgitamine: Oleme huvigruppidena määratlenud kooli juhtkonna, vanadekodu, kohaliku kaupluse ja meie meeskonnaliikmed.
3. Projektile loa andmiseks: Meil on vaja kooli juhtkonna nõusolekut ja sooviksime saada tagasisidet vanadekodudelt, et astume õigeid samme. Ja loomulikult peab idee ka meie meeskonnaliikmetele meeldima.“
Projekti määratlemine: Põhiküsimused
Martin: „Projekti alguses tuleb kõigepealt paika panna projekti eesmärgid. See on võimalus otsustada, mida tehakse ja milline on oodatav tulemus. Tulemuseks võib olla toode, teenus või tegevuse tulemus.
Järgmised kuus põhiküsimust aitavad õpilasfirmadel oma projekti sisu paremini paika panna:
1. Miks? Miks projekt algatati? Miks on just see algatamise põhjuseks?
2. Kes? Kelle jaoks seda tööd tehakse? Kes on need isikud, kes projektis osalevad või keda projekti tulemus positiivselt või negatiivselt mõjutab?
3. Mis? Mida soovitakse saavutada? Mis ülesandeid tuleb täita? Milliseid tarvikuid ja kui palju raha on vaja soovitud tulemuste saavutamiseks?
4. Millal? Millal me soovitud tulemused saavutame? Millal projekti sponsor projekti lõpliku tulemuse heaks kiidab?
5. Kus? Kus tulemusi kasutatakse? Kus tulemusi saavutatakse? Kui kool plaanib iga-aastast rahakogumise piknikut, siis võib vastata: „kohalik park“.
6. Kuidas? Kuidas saavutada projektis soovitud tulemused ja lõppeesmärk? Kuidas mõõdetakse projekti edukust?“
Tegevus 5: Projekti määratlemine
Tutvusite eelnevas osas projekti põhiküsimustega. Lugege järgnevaid väiteid ja leidke, millistele projekti küsimustele need väited vastavad? Milline küsimustest jääb vastamata? Miks? Kes? Mis? Millal? Kus? Kuidas?
Sten:
● „Me algatame selle projekti, sest tahame aidata oma linna eakaid inimesi toidukaupade kohale toimetamisel.“
● „Me pakume eakatele toidukaupade kohaletoimetamise teenust telefoni teel.“
● „Me suuname oma teenuse spetsiaalselt eakatele, kuna me märkasime enda perekondades, et neil on sageli abi vaja. Kui meie projekt ebaõnnestub, siis meie teenuseid kasutada soovivad eakad pettuvad.“
● „Eakad inimesed saavad märkmiku, kuhu nad saavad kirjutada oma toidukaupade nimekirja. Meie eelarveks on ühisrahastusena saadud 1000 eurot ja juhul kui me ületame eelarve, siis me plaanime korraldada annetuste kogumise ürituse.“
● „Me tahame alustada oma teenusega reedel, 17. juunil. Kõige kavandamiseks on meil vaja umbes 6 kuud. Kooli juhtkond kiidab meie plaanid heaks aprilli viimasel nädalal.“
● „Selleks, et saavutada projekti eesmärke kohtume me alates jaanuari esimesest nädalast ühe korra nädalas“
● „Meie projekti edukust saame mõõta kui küsime klientidelt tagasisidet enne ja pärast meie teenuse käivitamist. Vastuste põhjal saame jätkata oma teenuse täiustamist ka siis kui teenus on juba töös.“
Huvigruppide kindlaksmääramine
Maria: „Nagu sissejuhatuses mainitud, on projekti huvigrupid kõik sellesse kaasatud inimesed või organisatsioonid, kes on huvitatud projektist ja selle tulemustest või on hoopis projekti elluviimisele vastu.
Algatamisprotsessi käigus loovad projektimeeskonnad sageli huvigruppide registri, mis sisaldab projektiga seotud ja/või projektist mõjutatud isikuid, nende rolli projektis (klient, sponsor, meeskonnaliige või üldsus) ja nende kontaktandmeid.
Tegevus 6: Huvigruppide kindlaksmääramine
Lugege teksti eakatele inimestele toidukaupade kohaletoimetamise teenuse käivitamise kohta ning lohistage projekti erinevatesse huvigruppidesse kuuluvate isikute nimed vastava rolli ette
Kaarel: „Oleme oma projektis juba paar asja paika pannud. Meil on kohtumine Barbaraga, et saada täpsemini aru, mis on kooli seisukohast lubatud ja mida me oma teenuse ülesehitamisel teha ei tohi. Seejärel räägime ka vanadekodus elavate inimestega, et uurida, kas nad kõik on meie teenusest huvitatud. Saame seda küsida nende grupi „Härmalõng“ igakuisel kohtumisel. Maria vastutab selle eest, et kõik toimuks õigel ajal ja hoiab silma peal tegevustel. Sten aitab teda selles. Oleme juba mõned korrad saanud Gerdilt toidukaupade allahindlust. Tal on linnas pood, mis on eakatele inimestele tuttav koht.“
Projekti kavandi loomine
Martin: „Miks? Kes? Mis? Millal? Kus? ja Kuidas? küsimusi kasutatakse projekti kavandi loomiseks. Projekti kavand on dokument, mis annab loa projekti alustamiseks ning mida kasutatakse projekti edasiseks selgitamiseks ja täiustamiseks.
Oleme kirja pannud projektijuhi ja loetlenud meeskonnaliikmed, need on inimesed, kes on projektiga seotud.
Projekti kirjeldusse oleme kirjutanud oma eesmärgid. Meie eesmärgid peavad olema konkreetsed, mõõdetavad ja jälgitavad. Need eesmärgid suunavad meid projekti algusest lõpuni. Mida selgemad oleme eesmärkide kirja panemisel, seda lihtsam on püsida graafikus.
Projekti põhjuse/põhjenduse lahtrisse oleme sisestanud selle projekti tegemise põhjuse. See vastab küsimusele „miks“.
Vahe-eesmärk on hinnanguline aeg, millal saab valmis mõni oluline tulemus.
Vastuvõtukriteeriumid näitavad, kuidas kasutajad hindavad meie lõpptoodet ja milline on lõpptoote kvaliteet. Selle abil saame teada, millal me oleme valmis ja kas oleme oma eesmärgid edukalt täitnud.
Eeldused on projekti kohta käivad asjaolud, mida me peame õigeks, ilma, et meil oleks nende kohta tõendeid. Eelduste kindlakstegemine aitab meeskonnal selgitada välja need eeldused, mida kõik meeskonnaliikmed samamoodi ei eelda. Näiteks: kas meie toode on üldse vajalik!
Piirang on mistahes tegur, mis takistab meie projekti eesmärgi saavutamist. See võib olla piirang eelarves, ajas, inimeste kättesaadavuses või midagi muud.
Risk hõlmab kõiki ootamatuid olukordi, millega me kokku puutume. Me peame oma projekti alguses mõtlema kõikidele võimalikele ohtudele, et saaksime riske maandada ja koostada reageerimiskava. Me ei saa ennustada ette kõiki olukordi, kuid mida rohkem oleme ettevalmistunud, seda edukam on meie projekt. Üks riski näide on see, et õues kavandatud sündmuse ajal võib vihma sadada. Riski vähendamiseks võiks planeerida alternatiivse asukoha juhuks, kui vihma sajab.“
Projekti kavandi näide
Vahe-eesmärk: Grocerido
Projektijuht: Maria
Meeskonnaliikmed: Sten, Kaarel ja Martin
Huvigrupid: Vanadekodu Härmalõng ja Barbara Brüssel kooli juhtkonnast
Sponsor: Gert kohalikust poest
Projekti kirjeldus:
Kirjeldage projekti. Mis on teie projekti eesmärk?
Toidukaupade kohaletoimetamine meie kohaliku vanadekodu elanikele neile kõige mugavamal viisil.
Projekti põhjus/põhjendus:
Miks sa seda projekti teed?
Projekti põhieesmärk on töötada välja lihtne teenus, mida on vanemal põlvkonnal lihtne kasutada, ilma et oleks vaja digitaalseid vahendeid, mille kasutamisel ei pruugi nad end mugavalt tunda.
Peamine vahe-eesmärk:
Nimeta projekti suuremad edusammud? Millised on tulemused? Millal tulemusi näha saab?
Kooli juhtkonna kinnitus (aprill): Projektiettepaneku koostamine, et anda kooli juhtkonnale teada, mida me luua tahame ning millele nende poolset kinnitust ootame.
Kliendi uuring (mai): Vanadekodult tagasiside saamine meie teenuse kohta. Me küsitleme sealseid elanike, et mõista, kas meie eeldused leiavad kinnitust ning milliseid probleeme me saame lahendada.
Avaüritus (18. juunil): Meie teenuse käivitamine ja toidukaupade veoteenuse pakkumine esimesele viiele kliendile ning tähistamine.
Heakskiidu kriteeriumid:
Kuidas hinnatakse projekti tulemust?
● Projekt valmib õigeaegselt, eelarve piires ja vastab kooli juhtkonna nõuetele.
● Kõiki eelduseid testitakse koos kasutajatega
● Kohaliku poega on sõlmitud selge leping, et saada neilt toidukaupade allahindlust
● Pärast avaürituse toimumist saadame välja tagasiside küsitluse
Eeldused:
Mis on teie arvates selle projekti puhul tõene?
● Vanadekodu inimesed vajavad abi toidukaupade ostmisel.
● Eakad inimesed ei ole alati osavad digitaalsete vahendite kasutamisel.
● Eakatel inimestel on mõnikord raske üksi toidukaupu osta.
● Me leiame piisavalt osalejaid, kes soovivad meie teenust kasutada.
● Me leiame avaürituse pidamiseks piisavalt huvilisi.
Piirangud:
Millised tegurid piiravad projekti elluviimist?
● Oleme uus meeskond ja peame üksteist tundma õppima.
● Meil on kooli juhtkonna poolsed piirangud selle kohta, mis on projektis lubatud.
● Meil on piiratud eelarve.
● Meil on avaürituseni aega 6 kuud.
Riskid:
Mis võivad projekti käigus probleeme tekitada?
● Koostöö meie sponsori, ehk kohaliku poega, ei saa jätkuda.
● Meil võib tekkida meeskonna liikmete vahel suur tüli.
● Me oleme liiga hõivatud teiste koolitöödega.
● Vanadekodudele ei paku meie teenus huvi.
● Inimestel ei ole piisavalt huvi, et tulla meie avaüritusele.
Järgmine Peatükk
Peatükk 3 – Projekti planeerimine
Projekti- juhtimise mõisted
Vajuta sõnale, et näha mõiste selgitust:
Projekti kriteeriumid:
Tingimused, mis peavad olema täidetud enne tulemuste heakskiitmist.
Tegevus:
Projekti käigus tehtava töö selge ja planeeritud osa.
Eeldus:
Planeerimisprotsessi tegur, mida peetakse tõeseks, tõeliseks või kindlaks, ilma põhjenduste või tõenditeta.
Lõpetamisprotsess:
Tegevus(ed), mida viiakse läbi projekti ametlikuks lõpetamiseks.
Kommunikatsiooni juhtimine:
Projektijuhtimise üks osa, mis kirjeldab, kuidas, millal ja kes projekti kohta informatsiooni haldab ja levitab.
Piirang:
Piirav tegur, mis mõjutab projekti või projekti tegevuste elluviimist.
Tulemused:
Mis tahes ainulaadne ja kontrollitav toode, tulemus või teenuse pakkumise võimekus, mis valmib projekti või projekti tegevuste lõpuleviimisel.
Elluviimisprotsess:
See on projektiplaanis kirja pandud tegevuste realiseerimise protsess. Elluviimise etapp hõlmab kavandamisprotsessi käigus kirjeldatud tegevuste teostamist.
Algatamisprotsess:
Tegevused, mis viiakse läbi uue projekti või olemasoleva projekti uue etapi määratlemiseks, kui on saadud luba projekti või etapi alustamiseks.
Õppetunnid:
Projekti käigus saadud teadmised, mis näitavad, kuidas projektiüritusi käsitleti või tuleks tulevikus käsitleda, et parandada tulemuslikkust.
Vahe-eesmärk:
Oluline punkt või sündmus projektis või programmis.
Vahe-eesmärgi kavandamine:
Ajakava, milles on esitatud vahe-eesmärgid koos kavandatud kuupäevadega.
Järelevalve- ja kontrolliprotsess:
Toimub kogu projekti vältel. Järelevalve ja kontroll hõlmab projektikava kõigi tegevuste õigeaegset ja eelarvelist lõpuleviimist ning projekti eesmärkide edukaks saavutamiseks vajalike muudatuste käsitlemist.
Planeerimisprotsess:
Projektijuht ja meeskonnaliikmed määravad kindlaks lõpptoote, -teenuse või -tulemuse saavutamiseks vajalikud tegevused. Määratakse kindlaks, milliseid töötajaid ja ressursse on vaja, pannakse paika ajakava ja projekti eelarve.
Projekt:
Ajutine püüdlus luua ainulaadne toode, teenus või tulemus.
Projekti kava:
Projekti algataja või sponsori väljastatud dokument, mis kinnitab ametlikult projekti olemasolu ja annab juhile õiguse kasutada projektitegevusteks organisatsioonilisi vahendeid.
Projektijuhtimine
Teadmiste, vahendite ja tehnikate rakendamine projekti tegevustes, et vastata projekti nõuetele.
Projektijuht:
Isik, kelle asjaomane organisatsioon on määranud juhtima projekti eesmärkide saavutamise eest vastutavat meeskonda.
Projekti ajakava:
Ajakava tabel, milles esitatakse seotud tegevused koos kavandatud kuupäevade, kestuse, vahe-eesmärkide ja ressurssidega.
Projektimeeskond:
Isikute kogum, kes toetab projektijuhti projekti eesmärkide saavutamisel.
Ulatus:
Kindlaksmääratud omaduste ja funktsioonidega toote, teenuse või tulemuse pakkumiseks tehtud töö maht.
Ulatuse laienemine:
Projekti ulatuse kontrollimatu laiendamine ilma aja, kulude ja ressursside kohandamiseta.
Sponsor:
Isik või ettevõte, kes pakub projektile või programmile vahendeid ja tuge ning vastutab edu võimaldamise eest.
Huvigrupp:
Üksikisik, rühm või organisatsioon, kes võib mõjutada projekti siseseid otsuseid, tegevusi või tulemust, või tajuda, et projekt mõjutab teda.
Huvigruppide register:
Projektidokument, mis sisaldab projekti huvigruppide andmeid, hinnangut ja klassifikatsiooni.
Ressurss:
Meeskonnaliige või mis tahes füüsiline ese, mis on vajalik projekti lõpuleviimiseks.
Risk:
Ebakindel sündmus või tingimus, mis selle toimumise korral avaldab ühele või mitmele projekti eesmärgile positiivset või negatiivset mõju.
Tööde hierarhiline struktuur (WBS - work breakdown structure):
Projektimeeskonna poolt projekti eesmärkide saavutamiseks ja nõutavate tulemuste saavutamiseks tehtava töö kogu ulatuse hierarhiline jaotus.