peatükk 1: sissejuhatusProjekti-juhtimisse
Igaüks meist on tegelenud projektijuhtimisega. Tõenäoliselt oled juba pikka aega oma igapäevaelus projekte arendanud ja juhtinud, ilma et sellest ise aru saaksid. Kindlasti oled puutunud kokku projektijuhtimise erinevate osadega.
Tere tulemast!
„Tore, et sa siin oled! Saame tuttavaks:
Oleme Maria, Kaarel, Sten ja Martin ning me asutasime koos õpilasfirma nimega „Grocerido“. See on eakatele inimestele toidukaupade kohaletoimetamise teenus. Kõigepealt jagame ära ülesanded, et projekt kulgeks võimalikult edukalt.
Järgmise pooleteise tunni jooksul avastate koos meiega, mida tähendab projektijuhiks olemine. Samm-sammult saate teada erinevate projektijuhtimise protsesside, oskuste ja käsituste kohta. Nii saate neid ka ise rakendada mistahes tulevases projektis. Me tutvustame projektijuhtimise erinevaid tegevusi ning õpetame oskusi, mida on võimalik rakendada iga projekti puhul.
Iga peatüki lõpus on antud ülesanded, mida võite kasutada oma projektide puhul. Kas tekkis uudishimu? Alustame!“
Tegevus 1: Mis on projekt?
Kaarel: „Me kõik oleme tegelenud mõne projektijuhtimise osaga või vähemalt oleme seda koolis teinud. Sa oled tõenäoliselt juba pikka aega oma igapäevaelus projektides osalenud ja neid juhtinud, ilma et seda projektijuhtimiseks nimetaksid.
Iga kord, kui valisid reisikohvrisse sobivaid riideid, planeerisid oma sõprade rühmale ühist tegevust, valmistasid ette esitlust või ehitasid koos meeskonnaga paberlennukit, osalesid sa projektijuhtimise erinevates etappides.”
Tegevus 2: Projektijuhtimise võtmerollid
Maria: „Selles projektis täidavad Martin, Kaarel ja Sten erinevaid rolle. Sõnastame need erinevad rollid. Kas saad palun aidata ühendada nimed õige selgitusega?“
Tegevus 3: Projektijuhtimise protsessid
Martin: „Me õppisime tundma erinevaid projektijuhtimise protsesse. Iga projekt, olenemata selle suurusest või keerukusest, nõuab konkreetsete oskuste ja vahendite kasutamist ning tegevusi selleks, et saavutada projektis seatud eesmärke. Projektijuhtimise võib jagada viieks järjestikuseks protsessiks:
1. Algatamisprotsess on projekti algus. Selle protsessi käigus määratakse kindlaks projekti huvigrupid ja valitakse projektijuht. Määratakse kindlaks projekti lühiajalised eesmärgid ja lõppeesmärk ning saadakse luba projekti jätkamiseks.
2. Projekti planeerimise käigus koostatakse projektikava. Projektijuht ja meeskonnaliikmed panevad paika vajalikud tegevused, mida tuleb teha toote, teenuse valmis saamiseks või tulemuse saavutamiseks. Samuti määratakse kindlaks, milliseid töötajaid ja ressursse on vaja ning pannakse paika ajakava ja projekti eelarve. Planeerimisprotsess on projekti üldise edu jaoks väga oluline. Ilma hoolika planeerimiseta võib projektijuhil ja projektimeeskonnal olla väga raske projekti edukalt lõpule viia.
3. Projekti elluviimine tähendab projekti planeerimise käigus kirja pandud tegevuste teostamist.
4. Järelevalve ja kontroll toimub kogu projekti vältel. Järelevalve tegemine tagab projektikava kõigi tegevuste õigeaegse täitmise ning eelarvest kinni pidamise. Samuti saab eelarvet jälgides teha projektis vajalikke muudatusi, et edukalt lõppeesmärkideni jõuda.
5. Lõpetamisprotsessi jooksul saavutatakse projekti eesmärgid. Viimased administratiivsed tööd on lõpetatud ja tegevuse käigus saadud õppetundide abil saab täiustada tulevasi projekte. Lõpetamisprotsessi ajal tasub võtta natuke aega, et tähistada koos meeskonnaga projekti edukat lõpetamist.
Aita meil teha projektis õigeid samme, lohistades need etapid õigesse järjekorda.“
Tegevus 4: Projektijuhtimise kolmnurk
Sten: „Iga kord, kui me projekti käivitame, mõtleme me kõigepealt, mida teha tuleb (ulatus), kui palju see maksab (maksumus) ja kui kaua see aega võtab (aeg). Me kasutame seda erinevaid projekte tehes kogu aeg – näiteks meie teenuse käivitamise kavandamiseks, eksamiks valmistumiseks või isegi sünnipäeva planeerimiseks. Nimetame neid kolme parameetrit projektijuhtimise kolmeks piiranguks.”
Järgmine peatükk
Peatükk 2: Projekti algatamine
Projekti- juhtimise mõisted
Vajuta sõnale, et näha mõiste selgitust:
Projekti kriteeriumid:
Tingimused, mis peavad olema täidetud enne tulemuste heakskiitmist.
Tegevus:
Projekti käigus tehtava töö selge ja planeeritud osa.
Eeldus:
Planeerimisprotsessi tegur, mida peetakse tõeseks, tõeliseks või kindlaks, ilma põhjenduste või tõenditeta.
Lõpetamisprotsess:
Tegevus(ed), mida viiakse läbi projekti ametlikuks lõpetamiseks.
Kommunikatsiooni juhtimine:
Projektijuhtimise üks osa, mis kirjeldab, kuidas, millal ja kes projekti kohta informatsiooni haldab ja levitab.
Piirang:
Piirav tegur, mis mõjutab projekti või projekti tegevuste elluviimist.
Tulemused:
Mis tahes ainulaadne ja kontrollitav toode, tulemus või teenuse pakkumise võimekus, mis valmib projekti või projekti tegevuste lõpuleviimisel.
Elluviimisprotsess:
See on projektiplaanis kirja pandud tegevuste realiseerimise protsess. Elluviimise etapp hõlmab kavandamisprotsessi käigus kirjeldatud tegevuste teostamist.
Algatamisprotsess:
Tegevused, mis viiakse läbi uue projekti või olemasoleva projekti uue etapi määratlemiseks, kui on saadud luba projekti või etapi alustamiseks.
Õppetunnid:
Projekti käigus saadud teadmised, mis näitavad, kuidas projektiüritusi käsitleti või tuleks tulevikus käsitleda, et parandada tulemuslikkust.
Vahe-eesmärk:
Oluline punkt või sündmus projektis või programmis.
Vahe-eesmärgi kavandamine:
Ajakava, milles on esitatud vahe-eesmärgid koos kavandatud kuupäevadega.
Järelevalve- ja kontrolliprotsess:
Toimub kogu projekti vältel. Järelevalve ja kontroll hõlmab projektikava kõigi tegevuste õigeaegset ja eelarvelist lõpuleviimist ning projekti eesmärkide edukaks saavutamiseks vajalike muudatuste käsitlemist.
Planeerimisprotsess:
Projektijuht ja meeskonnaliikmed määravad kindlaks lõpptoote, -teenuse või -tulemuse saavutamiseks vajalikud tegevused. Määratakse kindlaks, milliseid töötajaid ja ressursse on vaja, pannakse paika ajakava ja projekti eelarve.
Projekt:
Ajutine püüdlus luua ainulaadne toode, teenus või tulemus.
Projekti kava:
Projekti algataja või sponsori väljastatud dokument, mis kinnitab ametlikult projekti olemasolu ja annab juhile õiguse kasutada projektitegevusteks organisatsioonilisi vahendeid.
Projektijuhtimine
Teadmiste, vahendite ja tehnikate rakendamine projekti tegevustes, et vastata projekti nõuetele.
Projektijuht:
Isik, kelle asjaomane organisatsioon on määranud juhtima projekti eesmärkide saavutamise eest vastutavat meeskonda.
Projekti ajakava:
Ajakava tabel, milles esitatakse seotud tegevused koos kavandatud kuupäevade, kestuse, vahe-eesmärkide ja ressurssidega.
Projektimeeskond:
Isikute kogum, kes toetab projektijuhti projekti eesmärkide saavutamisel.
Ulatus:
Kindlaksmääratud omaduste ja funktsioonidega toote, teenuse või tulemuse pakkumiseks tehtud töö maht.
Ulatuse laienemine:
Projekti ulatuse kontrollimatu laiendamine ilma aja, kulude ja ressursside kohandamiseta.
Sponsor:
Isik või ettevõte, kes pakub projektile või programmile vahendeid ja tuge ning vastutab edu võimaldamise eest.
Huvigrupp:
Üksikisik, rühm või organisatsioon, kes võib mõjutada projekti siseseid otsuseid, tegevusi või tulemust, või tajuda, et projekt mõjutab teda.
Huvigruppide register:
Projektidokument, mis sisaldab projekti huvigruppide andmeid, hinnangut ja klassifikatsiooni.
Ressurss:
Meeskonnaliige või mis tahes füüsiline ese, mis on vajalik projekti lõpuleviimiseks.
Risk:
Ebakindel sündmus või tingimus, mis selle toimumise korral avaldab ühele või mitmele projekti eesmärgile positiivset või negatiivset mõju.
Tööde hierarhiline struktuur (WBS - work breakdown structure):
Projektimeeskonna poolt projekti eesmärkide saavutamiseks ja nõutavate tulemuste saavutamiseks tehtava töö kogu ulatuse hierarhiline jaotus.