Rozdział 2: Rozpoczęcie projektu

Na etapie rozpoczęcia projektu w pierwszej kolejności określamy jego cele, co chcemy wykonać i jaki rezultat chcemy osiągnąć.
Zaczynamy

Etap rozpoczęcia 

Leon: Na etapie rozpoczęcia naszej usługi dostawy artykułów spożywczych dla osób starszych nakreśliliśmy trzy aspekty:

  • Zakres projektu – tworzymy usługę, z której osoby starsze z łatwością mogą korzystać co tydzień, dzięki czemu ich życie staje się łatwiejsze.
  • Identyfikacja interesariuszy – interesariuszami projektu będą: dyrekcja szkoły, dom seniora, lokalny sklep i członkowie naszego zespołu.
  • Autoryzacja projektu – potrzebujemy zgody dyrekcji i rady pedagogicznej, a ponadto chcemy otrzymać informację zwrotną z Domu Seniora „Serce”, aby potwierdzić, że podejmujemy właściwe kroki; nasz zespół również musi akceptować wyznaczone cele.

Definiowanie projektu:
Podstawowe pytania

Leon: Jak już wspomnieliśmy, gdy rozpoczynamy projekt, to musimy określić jego cele (co chcemy osiągnąć), zakres (co chcemy wykonać) i rezultaty (może to być produkt, usługa lub efekt określonego procesu).

Poniższe sześć pytań pomoże każdemu zespołowi dobrze zdefiniować projekt:

  1. Dlaczego? Dlaczego rozpoczynamy dany projekt? Jaki jest tego powód?
  2. Kto? Dla kogo ta praca jest wykonywana? Jakie osoby uczestniczą w projekcie lub na które projekt wpłynie, zarówno pozytywnie, jak i negatywnie? 
  3. Co? Co dostarczymy? Jaką pracę musimy wykonać? Jakich zasobów i funduszy potrzebujemy, aby osiągnąć założone rezultaty? 
  4. Kiedy? Kiedy wyprodukujemy te produkty bądź wykonamy usługi? Kiedy sponsor projektu zatwierdzi i zaakceptuje ostateczny wynik projektu? 
  5. Gdzie? Gdzie będą wykorzystywane rezultaty projektu? Gdzie coś zorganizujemy? 
  6. Jak? Jak zamierzamy osiągnąć cel i założenia projektu? W jaki sposób będzie mierzony sukces?

 

Zadanie 5: Określenie zakresu projektu

Na jakie pytania z wymienionych powyżej nie udzielono odpowiedzi w tekście poniżej? 

Maks:

    • Rozpoczynamy ten projekt, ponieważ chcemy pomóc starszym ludziom z naszego miasta w zakupach spożywczych.

    • Uruchamiamy tę usługę specjalnie dla osób starszych, ponieważ zauważyliśmy, że ci ludzie często potrzebują takiej pomocy.

    • Zamierzamy kontaktować się telefonicznie z osobami zainteresowanymi. Osoby starsze otrzymają zeszyty, w których będą mogły zapisać swoją listę zakupów. Zebraliśmy 20 000 zł z crowdfundingu. W sytuacji przekroczenia budżetu zorganizujemy dodatkową zbiórkę pieniędzy.

    • Wszystkie podjęte działania doprowadzą do inauguracji naszej usługi, zorganizujemy dodatkową zbiórkę pieniędzy na nieprzewidziane wcześniej potrzeby.

    • Zamierzamy osiągnąć cel projektu, spotykając się co tydzień, począwszy od pierwszego tygodnia stycznia, dzieląc się zadaniami i pomagając sobie wzajemnie. Nasz wynik będzie mierzony poprzez informacje zwrotne przed rozpoczęciem wykonywania usługi i po jej zakończeniu. Wyślemy ankietę, aby zebrać doświadczenia użytkowników po to, byśmy mogli dalej ulepszać naszą usługę.

      Identyfikacja interesariuszy 

      Jak już wspomniano, interesariusze to osoby lub organizacje, które uczestniczą w projekcie bądź są zainteresowane jego przebiegiem lub rezultatami.

      Jednym z pierwszych zadań zespołów projektowych jest stworzenie rejestru interesariuszy, który obejmuje osoby zaangażowane lub takie, na które projekt ma wpływ. Ustalana jest ich rola w projekcie (klient, sponsor, członek zespołu, społeczność lokalna) oraz pozyskiwane są ich dane kontaktowe.

      Zadanie 6: Określenie interesariuszy

      Dopasujcie interesariuszy do odpowiednich ról, przeciągając imiona i nazwiska oraz adresy e-mail w odpowiednie pola. W tym zadaniu pomoże wam poniższy tekst.

      Gabi: W naszym projekcie ustaliliśmy już kilka rzeczy. Mamy spotkanie z panią Barbarą, aby lepiej zrozumieć, co jest dozwolone, a co nie z perspektywy szkoły. Następnie porozmawiamy z osobami w Domu Seniora „Serce” podczas ich comiesięcznego spotkania grupowego z panią Katarzyną, aby sprawdzić, czy wszyscy są zainteresowani naszą usługą. Maja dopilnuje, aby wszystkie działania były zgodne z ustalonym harmonogramem. Maks ją w tym wesprze. Już otrzymaliśmy zapewnienie o kilku rabatach na artykuły spożywcze od pana Roberta, właściciela sklepu znanego mieszkańcom Domu Seniora „Serce”.

      Karta projektu 

      Leon: Pytania „dlaczego?”, „kto?”, „co?”, „kiedy?”, „gdzie?” i „jak?” są wykorzystywane do tworzenia karty projektu. Karta projektu jest dokumentem potwierdzającym rozpoczęcie projektu i służy do jego dalszego monitorowania i udoskonalania.

      Wpisaliśmy kierownika i wymieniliśmy członków zespołu, czyli osoby zaangażowane w projekt.

      W opisie projektu zapisaliśmy nasze cele. Muszą one być konkretne, mierzalne i realistyczne. Te cele przyświecają naszym działaniom od początku do końca. Im jaśniej je określimy, tym łatwiej będzie nam realizować zaplanowane działania zgodnie z budżetem i harmonogramem.

      Jako uzasadnienie projektu podaliśmy powód, dla którego chcemy go zrealizować. To odpowiada na pytanie „dlaczego?”.

      Kamień milowy to kluczowy moment w projekcie, którego osiągnięcie oznacza rozpoczęcie kolejnej fazy projektu, a w konsekwencji sukces całego przedsięwzięcia.

      Kryteria akceptacji opisują, w jaki sposób nasz produkt końcowy będzie oceniany przez użytkowników i jaka będzie jego jakość. Pozwalają nam ustalić, czy ukończyliśmy projekt i czy pomyślnie zrealizowaliśmy nasze cele.

      Założenia to czynniki wpływające na nasz projekt, które uważamy za prawdziwe bez sprawdzenia, czy takie są w rzeczywistości. Identyfikacja założeń pomaga zespołowi ustalić, czy każdy członek je podziela, np. czy nasz produkt jest w ogóle potrzebny.

      Ograniczenie to każdy czynnik, który uniemożliwia osiągnięcie celu. Mogą to być ograniczenia w budżecie, czasie, dostępności ludzi lub inne.

      Ryzyko obejmuje wszelkie nieoczekiwane sytuacje, które możemy napotkać. Musimy pomyśleć o potencjalnych zagrożeniach na początku naszego projektu, aby móc odpowiednio nimi zarządzać i stworzyć plan działania. Choć nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji, to jednak im lepiej jesteśmy przygotowani, tym łatwiej osiągniemy zaplanowane cele. Przykładem ryzyka może być deszcz podczas planowanej imprezy plenerowej. Środkiem zaradczym może być zaplanowanie alternatywnej lokalizacji na wypadek niepogody.

        Karta projektu

        Rezultat projektu: usługa GranGroceries

        Kierownik projektu: Maja

        Członkowie zespołu: Maks, Gabi i Leon

        Interesariusze: Katarzyna Kwiatkowska z Domu Seniora „Serce” i dyrektorka szkoły Barbara Broniewska

        Sponsor: Robert Nowak z lokalnego sklepu

        Opis projektu:

        Jaki jest cel projektu?

        Projekt polega na uruchomieniu usługi zakupu i dostarczenia produktów spożywczych dla mieszkańców Domu Seniora „Serce” w sposób, który jest dla nich łatwy i wygodny. 

        Powód (uzasadnienie) projektu:

        Dlaczego jest realizowany ten projekt?

        Podstawowym celem projektu jest opracowanie prostej usługi dla starszego pokolenia bez konieczności korzystania z narzędzi cyfrowych, z którymi mogą czuć się niekomfortowo.

        Kamienie milowe:

        Jakie są główne wskaźniki postępu? Jakie są rezultaty? Kiedy mają być osiągnięte?

        • Zatwierdzenie projektu przez dyrekcję szkoły i radę pedagogiczną (kwiecień).
          Musimy stworzyć opis projektu, żeby szkoła wiedziała, co dokładnie planujemy i wyraziła zgodę.
        • Testowanie przez użytkowników (maj).
          Otrzymujemy informacje zwrotne z domu seniora na temat naszych usług. Przeprowadzamy wywiady z jego mieszkańcami, aby zrozumieć, na jakie potrzeby powinniśmy odpowiedzieć i jak w związku z tym mamy określić założenia projektu.
        • Inauguracja (18 czerwca).
          Uruchomiamy naszą usługę i oferujemy artykuły spożywcze pierwszym pięciu klientom. Uczcimy premierę uroczystym wydarzeniem.

        Kryteria akceptacji:

        Jak będzie oceniany produkt końcowy?

        • Projekt został ukończony zgodnie z harmonogramem i budżetem oraz spełnił wymagania dyrekcji i rady pedagogicznej.
        • Wszystkie założenia były testowane przez użytkowników.
        • Zawarto precyzyjną umowę z lokalnym sklepem w celu otrzymania rabatu na artykuły spożywcze.
        • Po inauguracji przesłano interesariuszom ankietę z prośbą o opinię zwrotną.

        Założenia

        Jakie są istotne założenia w tym projekcie?

        • Osoby w domu seniora potrzebują pomocy przy zakupie artykułów spożywczych.
        • Osoby starsze nie czują się swobodnie podczas korzystania z narzędzi cyfrowych.
        • Osobom starszym czasem trudno jest samodzielnie robić zakupy.
        • Możemy znaleźć wystarczającą liczbę użytkowników chcących skorzystać z naszych usług.
        • Możemy liczyć na zainteresowanie naszym wydarzeniem inauguracyjnym.

        Ograniczenia

        Jakie czynniki mogą ograniczać realizację projektu?

        • Jesteśmy nowym zespołem i musimy się poznać.
        • Mamy ograniczenia ze strony szkoły dotyczące tego, co jest dozwolone, a co nie podczas realizacji projektu.
        • Mamy ograniczony budżet.
        • Do rozpoczęcia wykonywania usługi mamy 6 miesięcy.

        Ryzyka

        Co może powodować problemy podczas realizacji projektu?

        • Trudności we współpracy z naszym sponsorem – lokalnym sklepem.
        • Możliwe nieporozumienia wewnątrz zespołu.
        • Ograniczenia czasowe wynikające z dużej ilości zajęć szkolnych.
        • Brak zainteresowania naszą usługą ze strony mieszkańców Domu Seniora „Serce”.
        • Brak zainteresowania wydarzeniem inauguracyjnym.

        Przejdź do następnego rozdziału

        Rozdział 3: Planowanie projektu

        Zaczynamy

        Terminologia

        Kliknij plus przy danym terminie, aby zobaczyć jego definicję.

        Kryteria akceptacji:

        zestaw warunków, które muszą zostać spełnione przed zaakceptowaniem rezultatów.

        Zadanie:

        wyodrębniona, zaplanowana część pracy wykonywana w trakcie projektu.

        Założenie:

        czynnik w procesie planowania, który jest uważany za prawdziwy lub pewny.

        Etap zamknięcia:

        prace przeprowadzane w celu formalnego zakończenia lub zamknięcia projektu.

        Zarządzanie komunikacją:

        element planu zarządzania projektem, który opisuje, jak, kiedy i przez kogo informacje o nim będą administrowane i rozpowszechniane.

        Ograniczenie:

        czynnik ograniczający, który utrudnia realizację projektu.

        Rezultat:
        dowolny unikalny i weryfikowalny produkt lub wykonana usługa, lub osiągnięty wynik, które są wymagane w celu zakończenia procesu, etapu bądź projektu.
        Realizacja:

        jest to praca zgodnie z planem projektu. Etap wykonawczy polega na wykonaniu czynności nakreślonych na etapie planowania.

        Rozpoczęcie (inicjowanie):
        prace wykonywane w celu zdefiniowania nowego projektu lub nowej fazy istniejącego projektu poprzez uzyskanie zezwolenia na rozpoczęcie projektu lub fazy.
        Wnioski:
        wiedza zdobyta podczas projektu, którą należy wykorzystać podczas realizacji innych projektów w przyszłości w celu osiągnięcia lepszych wyników.
        Kamień milowy:

        ważny punkt lub wydarzenie w projekcie.

        Planowanie etapów kluczowych:
        rodzaj harmonogramu, który przedstawia kamienie milowe z planowanymi datami ich realizacji.
        Proces monitorowania i kontroli:

        występuje w całym projekcie. Polega na zapewnieniu, że wszystkie działania zawarte w planie projektu zostaną zakończone na czas i w ramach zatwierdzonego budżetu, a także na uwzględnieniu wszelkich zmian niezbędnych do pomyślnego osiągnięcia celów projektu.

        Planowanie:

        określenie działań potrzebnych do wykonania produktu końcowego, usługi lub osiągnięcia założonego rezultatu. Ustalenie potrzeb kadrowych i materiałowych, harmonogramu i dostępnego budżetu projektu.

        Projekt:
        tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu stworzenia unikalnego produktu, wykonania usługi lub osiągnięcia założonego rezultatu.
        Karta projektu:

        dokument, który formalnie potwierdza istnienie projektu i daje kierownikowi uprawnienia do wykorzystania zasobów organizacyjnych do działań projektowych. Jest tworzony przez inicjatora projektu lub sponsora.

        Zarządzanie projektem:

        zastosowanie wiedzy, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu.

        Kierownik projektu:

        osoba wyznaczona przez organizację do kierowania zespołem, odpowiedzialna za osiągnięcie celów projektu.

        Harmonogram projektu:

        dokument, który przedstawia powiązane działania z planowanymi datami ich zakończenia, kamieniami milowymi i zasobami.

        Zespół projektowy:

        zespół osób, które wspierają kierownika projektu w osiągnięciu założonych celów.

        Zakres:

        praca wykonana w celu dostarczenia produktu, usługi lub rezultatu o określonych cechach i funkcjach.

        Rozrost zakresu (pełzanie zakresu):

        niekontrolowane rozszerzenie zakresu produktu lub projektu bez korekty czasu, kosztów i zasobów.

        Sponsor:

        osoba lub grupa osób, które zapewniają zasoby i wsparcie dla projektu.

        Interesariusz:

        osoba, grupa osób lub organizacja, które mają wpływ na realizację projektu lub na które projekt wpływa.

        Rejestr interesariuszy:

        dokument projektowy zawierający identyfikację, ocenę i klasyfikację interesariuszy projektu.

        Zasób:

        członkowie zespołu realizującego projekt, wszystkie przedmioty fizyczne i środki finansowe będące do dyspozycji tego zespołu.

        Ryzyko:

        niepewne zdarzenie lub stan, które (jeśli wystąpią) mają pozytywny lub negatywny wpływ na jeden lub więcej celów projektu.

        Struktura podziału pracy (WBS):

        hierarchiczna dekompozycja całkowitego zakresu pracy do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych produktów.