Planificarea intervalului și modului de monitorizare și control ale proiectului

Ema: Fiecare etapă a procesului de planificare se construiește în funcție de etapele anterioare. Uneori ne dăm seama că trebuie să analizăm și să revizuim din mers etapele proiectului.

Acest proces de analiză și revizuire face parte din faza de monitorizare și control a proiectului.

Monitorizarea și controlul sunt mai ușor de realizat dacă activitățile echipei sunt urmărite în timp real. De exemplu, noi ne întâlnim în fiecare luni dimineață și examinăm toate activitățile curente.

Elaborarea calendarului proiectului

Gabi: Avem nevoie de un calendar, în care să notăm toate jaloanele proiectului, activitățile de parcurs, când începem și când trebuie să fim gata pentru evenimentul de lansare.

Pentru a elabora un calendar, vom parcurge următoarele etape:

  1. Identificarea jaloanelor: Jaloanele sunt puncte critice în cronologia unui proiect, care pot fi monitorizate pentru a ști dacă proiectul se încadrează în timp. Acestea indică finalizarea principalelor etape ale proiectului.
  2. Definirea activităților: Ce activități trebuie parcurse pentru a depăși fiecare jalon?
  3. Enumerarea activităților: Presupune crearea unei liste de activități pentru fiecare etapă.
    Jaloanele și activitățile proiectului trebuie incluse într-un sistem de etapizare a muncii. Un exemplu poate fi găsit în continuarea textului de mai jos.
  4. Stabilirea unei succesiuni: Când vor fi îndeplinite toate etapele, activitățile și sarcinile?
    Pentru a stabili o succesiune, trebuie să decidem care activităţi depind de altele şi care nu.
    O activitate dependentă nu poate începe decât după finalizarea unei alte activități. Exemplu: Dacă vreau să livrez niște alimente, mai întâi trebuie să le cumpăr. Deci livrarea alimentelor depinde de finalizarea cumpărăturilor.
    O activitate independentă poate începe în orice moment și nu este legată de îndeplinirea unei alte activități.
  5. Estimarea duratei: Cât timp va dura fiecare activitate? Estimarea este aproximativă și se realizează pe baza experiențelor anterioare și a volumului de muncă necesar.
    Subestimarea timpului necesar pentru finalizarea fiecărei activități este o greșeală des întâlnită. Includerea în calendar a unui interval suplimentar te poate ajuta să te asiguri că ai suficient timp pentru a finaliza proiectul la termen.
  6. Elaborarea calendarului: Odată stabilite aspectele de mai sus, calendarul proiectului poate prinde contur.

Activitatea 7: Sistemul de etapizare a muncii

Completează următoarea diagramă folosindu-te de textul de mai jos:

Managementul de proiect poate fi împărțit în cinci procese consecutive:

  • Procesul de inițiere are loc la începutul proiectului. În această fază se stabilesc părțile interesate și este numit un manager de proiect. Sunt formulate obiectivele și misiunea proiectului și se obține o autorizație de demarare a acestuia.
  • În timpul procesului de planificare se întocmește planul de proiect. Managerul de proiect și membrii echipei definesc activitățile necesare pentru a obține produsul, serviciul sau rezultatul final. Ei stabilesc oamenii și resursele de care este nevoie, luând în calcul timpul și bugetul disponibil. Procesul de planificare este foarte important pentru succesul în ansamblu al proiectului. Fără o planificare atentă, managerul și echipa de proiect pot avea mari dificultăți în asigurarea reușitei proiectului.
  • Execuția este procesul de implementare a planului proiectului. Faza de execuție presupune desfășurarea activităților prevăzute în procesul de planificare.
  • Monitorizarea și controlul se desfășoară pe tot parcursul proiectului. Acestea au rolul de a ne asigura că activitățile din planul de proiect se realizează la timp, se încadrează în buget și includ toate modificările necesare pentru îndeplinirea cu succes a obiectivelor proiectului.
  • În timpul procesului de finalizare sunt prezentate rezultatele proiectului. Se încheie activitatea administrativă și se analizează greșelile pentru a îmbunătăți proiectele viitoare. Procesul de finalizare implică și luarea unui răgaz pentru a sărbători succesele pe care echipa le-a avut de-a lungul proiectului.

Atribuirea rolurilor și responsabilităților

Silviu: Pentru noi este foarte important să înțelegem punctele forte, aptitudinile și abilitățile fiecăruia dintre membrii echipei noastre, dacă vrem ca aceștia să primească responsabilitățile potrivite personalităților și seturilor de competențe pe care le au.

Pentru a atribui membrilor echipei activitățile adecvate, se poate folosi o matrice de alocare a responsabilităților (MAR). Recomandat este să se desemneze și o persoană de rezervă, pentru cazul în care principalul responsabil nu este disponibil.

În limba engleză, MAR este cunoscută ca Responsibility Assignment Matrix (RAM).

Când, ce și cum comunici

Ema: Echipa noastră și părțile interesate (consiliul școlii, magazinul local și căminul de bătrâni) trebuie să știe cum se dezvoltă proiectul și ce modificări ar putea fi necesare pentru a duce totul la bun sfârșit.

Planificarea comunicărilor înseamnă să înțelegem exact cine trebuie să comunice, cu cine și cât de des, precum și ce informații ar putea fi relevante și utile pentru părțile interesate.

Activitatea 8: Planificarea riscului

Silviu: Este important să identificăm posibilele riscuri care ar putea influența succesul proiectului. De exemplu, trebuie să vedem dacă serviciul nostru este suficient de util încât să-l putem extinde și în alt oraș!

Identificarea riscurilor potențiale ne oferă posibilitatea să pregătim dinainte o soluție, atât în caz eșec, cât și în caz de reușită, ceea ce ne ajută să evităm sau să reducem la minimum impactul negativ asupra proiectului.

Riscurile pot afecta una sau mai multe arii ale proiectului, inclusiv:

  • Resursele: Abilitatea de a asigura personalul, echipamentele, finanțarea sau alte resurse necesare finalizării proiectului
  • Timpul: Va fi produsul final/proiectul gata la timp?
  • Aria de acoperire: Finalizarea și livrarea tuturor produselor vizate inițial
  • Calitatea: Cât de bine îndeplinesc rezultatele livrabile țintele impuse prin criteriile de acceptanță?

Capitolul următor

Capitolul 4: Execuția, monitorizarea și controlul
Să pornim

Termeni-cheie

 

 

Activitate:

Parte distinctă, programată, a muncii efectuate în cursul unui proiect.

Constrângere:

Factor restrictiv, care afectează derularea unui proiect, program, portofoliu sau proces.

Criterii de acceptanță:

Set de condiții care trebuie îndeplinite pentru ca rezultatele livrabile să fie acceptate.

Gestionarea comunicărilor:

Componentă a planului de management al proiectului, programului sau portofoliului, care stabilește cum, când și cine va comunica și disemina informațiile despre proiect.

Ipoteză:

Factor al procesului de planificare pe care îl considerăm adevărat, real sau sigur fără dovezi sau demonstrații.

Învățăminte desprinse

Cunoștințe dobândite în timpul unui proiect, care ne arată cum au fost abordate aspectele proiectului sau cum ar trebui abordate în continuare în scopul îmbunătățirii performanțelor viitoare.

Jalon:

Punct sau eveniment semnificativ dintr-un proiect, program sau portofoliu.

Planificarea jaloanelor:

Tip de planificare în care fiecărui jalon îi este atribuită o dată anume.

Proces de execuție:

Faza de implementare a planului proiectului. Execuția presupune derularea activităților prevăzute în procesul de planificare.

Proces de încheiere:

Proces de concretizare/finalizare/închidere formală a unui proiect, a unei etape sau a unui contract.

Proces de inițiere:

Proces prin care se definește un nou proiect sau o nouă etapă a unui proiect existent prin obținerea autorizației de începere a proiectului sau etapei.

Proces de monitorizare și control:

Se desfășoară pe tot parcursul proiectului. Monitorizarea și controlul au rolul de a ne asigura că activitățile din planul de proiect se realizează la timp, se încadrează în buget și includ toate modificările necesare pentru îndeplinirea cu succes a obiectivelor proiectului.

Proces de planificare:

Managerul de proiect și membrii echipei definesc activitățile necesare pentru a obține produsul, serviciul sau rezultatul final. Aceștia stabilesc oamenii și resursele de care este nevoie, luând în calcul timpul și bugetul disponibil.

Program

Programul reprezintă un grup de proiecte conexe gestionate/coordonate astfel încât să se obțină beneficii și un control care nu ar fi posibile în cazul managementului lor individual.

Proiect:

Acțiune temporară, întreprinsă pentru a obține un produs, un serviciu sau un rezultat unic.

Rezultat livrabil:

Orice produs sau rezultat unic și verificabil ori capacitatea de a presta un serviciu necesar pentru a finaliza un proces, o etapă sau un proiect.

Arie de acoperire:

Domeniu de aplicare al unui produs, serviciu sau rezultat, cu toate caracteristicile și funcțiile specificate inițial.

Calendarul proiectului:

Program de activități ordonate pe ore, zile, jaloane și resurse planificate.

Carta proiectului:

Document emis de inițiatorul sau sponsorul proiectului, prin care se autorizează oficial începerea unui proiect și se oferă managerului de proiect dreptul de a aloca resurse organizaționale activităților proiectului.

Depășirea ariei de acoperire:

Extinderea necontrolată a domeniului de aplicare a produsului sau proiectului fără a face ajustări de timp, costuri și resurse.

Echipă de proiect:

Grup de persoane care sprijină managerul de proiect în realizarea proiectului și atingerea obiectivelor.

Managementul proiectelor:

Aplicarea unor cunoștințe, instrumente și tehnici specifice, pentru a îndeplini cerințele proiectelor.

Manager de proiect:

Persoană desemnată să conducă echipa responsabilă pentru atingerea obiectivelor unui proiect.

Parte interesată:

Persoană, grup de persoane sau organizație care pot afecta, pot fi afectate sau se pot considera afectate de o activitate, decizie sau rezultatul unui proiect.

Registrul părților interesate:

Document al proiectului, care include numele, evaluarea și ierarhizarea părților interesate de proiect.

Resursă:

Membru al echipei sau mijloc material de care este nevoie pentru finalizarea proiectului.

Risc:

Eveniment sau condiție incertă, care, în cazul în care se manifestă, au un efect pozitiv sau negativ asupra unuia sau mai multor obiective ale proiectului.

Sistem de etapizare a muncii:

Împărțire ierarhică a întregii sfere de activități care urmează să fie întreprinse de echipa de proiect pentru a realiza obiectivele proiectului și a obține rezultatele dorite.

Sponsor:

Persoană sau grup de persoane care oferă resurse și susținere unui proiect/program/portofoliu, facilitând reușita acestuia.