Rozdział 4: Realizacja, monitoring i kontrola

Realizacja, czyli wykonanie wyznaczonych zadań, wiąże się z wprowadzeniem w życie planu projektu. Plan jest punktem odniesienia do wszystkich podejmowanych działań. Dzięki temu zamierzone cele projektu mogą być osiągnięte na czas i w ramach zaplanowanego budżetu.
Zaczynamy

Wdrażanie planu

Gabi: Czas na inaugurację naszej usługi! Realizacja projektu to wykonanie zadań zgodnie z planem. Plan pomaga osiągnąć zamierzone cele projektu zgodnie z założeniami dotyczącymi ich zakresu, harmonogramu oraz budżetu.

W trakcie wykonywania prac należy dążyć do:

  • wykorzystania budżetu i zasobów zgodnie z planem,
  • zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem,
  • koncentracji tylko na pracy zgodnej z zakresem projektu,
  • monitorowania kamieni milowych,
  • dokumentacji postępów w zorganizowany sposób,
  • regularnego informowania interesariuszy o postępach w realizacji projektu.

Sprawdzając postępy, oceniając, czy cele projektu są osiągane w najlepszy możliwy sposób i będąc przygotowanym do zmian, jeśli okażą się konieczne, angażujecie się w proces monitoringu i kontroli.

    Zadanie 9: Narzędzia do zarządzania projektami

    Gabi: Korzystamy z Trello, aby zrozumieć, na jakim etapie projektu jesteśmy i dzielimy całe zadanie w następujący sposób:

    Zarejestrujcie się na Trello.com i utwórzcie konto oraz załóżcie nową tablicę, z następującymi kolumnami:

    • Do zrobienia
    • W trakcie
    • Wstrzymane
    • Gotowe
    • W przyszłym tygodniu
    • Zaległości.

    Zadanie 10: Tworzenie raportu z realizacji projektu

    Maja: Utwórzcie raport podobny do tego poniżej na liście Raporty. Następnie wpiszcie tekst widoczny poniżej. Spróbujcie dostosować czcionki i kolory, aby uwypuklić stosowne treści lub dodać listy kontrolne i inne niezbędne pozycje.

    Przejdź do kolejnego rozdziału

    Rozdział 5: Zamknięcie projektu

    Zaczynamy

    Terminologia

    Kliknij plus przy danym terminie, aby zobaczyć jego definicję.

    Kryteria akceptacji:

    zestaw warunków, które muszą zostać spełnione przed zaakceptowaniem rezultatów.

    Zadanie:

    wyodrębniona, zaplanowana część pracy wykonywana w trakcie projektu.

    Założenie:

    czynnik w procesie planowania, który jest uważany za prawdziwy lub pewny.

    Etap zamknięcia:

    prace przeprowadzane w celu formalnego zakończenia lub zamknięcia projektu.

    Zarządzanie komunikacją:

    element planu zarządzania projektem, który opisuje, jak, kiedy i przez kogo informacje o nim będą administrowane i rozpowszechniane.

    Ograniczenie:

    czynnik ograniczający, który utrudnia realizację projektu.

    Rezultat:
    dowolny unikalny i weryfikowalny produkt lub wykonana usługa, lub osiągnięty wynik, które są wymagane w celu zakończenia procesu, etapu bądź projektu.
    Realizacja:

    jest to praca zgodnie z planem projektu. Etap wykonawczy polega na wykonaniu czynności nakreślonych na etapie planowania.

    Rozpoczęcie (inicjowanie):
    prace wykonywane w celu zdefiniowania nowego projektu lub nowej fazy istniejącego projektu poprzez uzyskanie zezwolenia na rozpoczęcie projektu lub fazy.
    Wnioski:
    wiedza zdobyta podczas projektu, którą należy wykorzystać podczas realizacji innych projektów w przyszłości w celu osiągnięcia lepszych wyników.
    Kamień milowy:

    ważny punkt lub wydarzenie w projekcie.

    Planowanie etapów kluczowych:
    rodzaj harmonogramu, który przedstawia kamienie milowe z planowanymi datami ich realizacji.
    Proces monitorowania i kontroli:

    występuje w całym projekcie. Polega na zapewnieniu, że wszystkie działania zawarte w planie projektu zostaną zakończone na czas i w ramach zatwierdzonego budżetu, a także na uwzględnieniu wszelkich zmian niezbędnych do pomyślnego osiągnięcia celów projektu.

    Planowanie:

    określenie działań potrzebnych do wykonania produktu końcowego, usługi lub osiągnięcia założonego rezultatu. Ustalenie potrzeb kadrowych i materiałowych, harmonogramu i dostępnego budżetu projektu.

    Projekt:
    tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu stworzenia unikalnego produktu, wykonania usługi lub osiągnięcia założonego rezultatu.
    Karta projektu:

    dokument, który formalnie potwierdza istnienie projektu i daje kierownikowi uprawnienia do wykorzystania zasobów organizacyjnych do działań projektowych. Jest tworzony przez inicjatora projektu lub sponsora.

    Zarządzanie projektem:

    zastosowanie wiedzy, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu.

    Kierownik projektu:

    osoba wyznaczona przez organizację do kierowania zespołem, odpowiedzialna za osiągnięcie celów projektu.

    Harmonogram projektu:

    dokument, który przedstawia powiązane działania z planowanymi datami ich zakończenia, kamieniami milowymi i zasobami.

    Zespół projektowy:

    zespół osób, które wspierają kierownika projektu w osiągnięciu założonych celów.

    Zakres:

    praca wykonana w celu dostarczenia produktu, usługi lub rezultatu o określonych cechach i funkcjach.

    Rozrost zakresu (pełzanie zakresu):

    niekontrolowane rozszerzenie zakresu produktu lub projektu bez korekty czasu, kosztów i zasobów.

    Sponsor:

    osoba lub grupa osób, które zapewniają zasoby i wsparcie dla projektu.

    Interesariusz:

    osoba, grupa osób lub organizacja, które mają wpływ na realizację projektu lub na które projekt wpływa.

    Rejestr interesariuszy:

    dokument projektowy zawierający identyfikację, ocenę i klasyfikację interesariuszy projektu.

    Zasób:

    członkowie zespołu realizującego projekt, wszystkie przedmioty fizyczne i środki finansowe będące do dyspozycji tego zespołu.

    Ryzyko:

    niepewne zdarzenie lub stan, które (jeśli wystąpią) mają pozytywny lub negatywny wpływ na jeden lub więcej celów projektu.

    Struktura podziału pracy (WBS):

    hierarchiczna dekompozycja całkowitego zakresu pracy do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych produktów.