Peatükk 5: PROJEKTI LÕPETAMINE
Projekti lõpetamine on suur saavutus. See on suure töö tulemus. Rühmana lõite te koos meeskonnaliikmetega ühise idee, planeerisite seda, teostasite plaani, jälgisite ja kontrollisite oma edusamme ning olete nüüd jõudnud lõpetamisprotsessini.
ME TEGIME ÄRA!
Sten, Maria, Kaarel, Martin: „ME TEGIME ÄRA, AVAÜRITUS OLI HÄMMASTAV!”
Pärast ühte puhkepäeva oleme nüüd valmis projekti selle osa lõpetama. Projekti lõpetamine on protsess, mille käigus projekt viiakse lõpule. Projekti lõpetamine on saavutus. See on suure tööga saavutatud.
Lõpetamisprotsess
Maria: „Me käivitasime koos rühmaga ühiselt idee, planeerisime seda, teostasime plaani, jälgisime ja kontrollisime oma edusamme ja oleme nüüd jõudnud sulgemisprotsessini. Lõpetamisprotsessis on meil võimalik arutleda projekti tulemuste kvaliteedi, projekti juhtimisest saadud teadmiste ja selle üle, kui hästi meie ja meie meeskond koos töötas.
Lõpetamisprotsessis tuleb veel teha järgmised tegevused:
● Mõne projekti puhul luuakse lõppettekanne, et tutvustada lõpparuannet huvigruppidele (kooli juhtkond, vanadekodud, sponsorid jne).
● Kogume ja salvestame projektiga seotud materjalid ja dokumendid (nt projektikava, lõpetatud ajakava jne) projektimappi, näiteks vihikusse, arvutisse või drive’i. Need dokumendid muutuvad tulevaste projektide abimaterjaliks. Näiteks meie toidukaupade kohaletoimetamise teenuse avaürituse materjale saame kasutada lähikuudel mõne muu ürituse korraldamisel.
● Meeskonnaliikmed peavad projektile allkirja andma, et kinnitada projekti lõpetamist.
● Me paneme koos meeskonnaliikmetega kirja, milliseid õppetunde me saime, küsides, mis läks hästi, mida oleks saanud paremini teha ja mida peaks jätkama.
● Me lõpetame enese- ja vastastikuse hindamise ning vestleme üks-ühele iga meeskonnaliikmega. Arutleme, kas me:
○ kohtlesime üksteist austusega,
○ jagasime vastutust,
○ suhtlesime selgelt ja tõhusalt,
○ töötasime organiseeritult,
○ juhtisime aega targalt.
● Lõpetuseks tähistame oma meeskonna saavutusi. Olenemata tulemusest, oleme pühendanud aega ja vaeva, õppinud palju oma kogemustest ning meie ühiseid jõupingutusi tuleks premeerida.“
Enese- ja üksteise hindamine
Martin: „Selleks, et iga meeskonnaliikme jaoks oleks protsess arendav, viime läbi enese- ja üksteise hindamise. Selleks kirjutame igale meeskonnaliikmele sellise paberi:
Tegevus 11: Sõnade otsimine
Sten: „Aita meil tähistada ja otsi sõnarägastikust üles projekti käigus selgeks saanud võtmesõnad, näidates sellega, et oled valmis projekti juhtima!
Sõnad asetsevad vertikaalselt ja horisontaalselt. Leitud sõna valimiseks tõmba hiirega sellest üle.“
Tagasi algusesse
Palju õnne, sa ole lõpetanud projektijuhtimise e-õppe!
Projekti- juhtimise mõisted
Vajuta sõnale, et näha mõiste selgitust:
Projekti kriteeriumid:
Tingimused, mis peavad olema täidetud enne tulemuste heakskiitmist.
Tegevus:
Projekti käigus tehtava töö selge ja planeeritud osa.
Eeldus:
Planeerimisprotsessi tegur, mida peetakse tõeseks, tõeliseks või kindlaks, ilma põhjenduste või tõenditeta.
Lõpetamisprotsess:
Tegevus(ed), mida viiakse läbi projekti ametlikuks lõpetamiseks.
Kommunikatsiooni juhtimine:
Projektijuhtimise üks osa, mis kirjeldab, kuidas, millal ja kes projekti kohta informatsiooni haldab ja levitab.
Piirang:
Piirav tegur, mis mõjutab projekti või projekti tegevuste elluviimist.
Tulemused:
Mis tahes ainulaadne ja kontrollitav toode, tulemus või teenuse pakkumise võimekus, mis valmib projekti või projekti tegevuste lõpuleviimisel.
Elluviimisprotsess:
See on projektiplaanis kirja pandud tegevuste realiseerimise protsess. Elluviimise etapp hõlmab kavandamisprotsessi käigus kirjeldatud tegevuste teostamist.
Algatamisprotsess:
Tegevused, mis viiakse läbi uue projekti või olemasoleva projekti uue etapi määratlemiseks, kui on saadud luba projekti või etapi alustamiseks.
Õppetunnid:
Projekti käigus saadud teadmised, mis näitavad, kuidas projektiüritusi käsitleti või tuleks tulevikus käsitleda, et parandada tulemuslikkust.
Vahe-eesmärk:
Oluline punkt või sündmus projektis või programmis.
Vahe-eesmärgi kavandamine:
Ajakava, milles on esitatud vahe-eesmärgid koos kavandatud kuupäevadega.
Järelevalve- ja kontrolliprotsess:
Toimub kogu projekti vältel. Järelevalve ja kontroll hõlmab projektikava kõigi tegevuste õigeaegset ja eelarvelist lõpuleviimist ning projekti eesmärkide edukaks saavutamiseks vajalike muudatuste käsitlemist.
Planeerimisprotsess:
Projektijuht ja meeskonnaliikmed määravad kindlaks lõpptoote, -teenuse või -tulemuse saavutamiseks vajalikud tegevused. Määratakse kindlaks, milliseid töötajaid ja ressursse on vaja, pannakse paika ajakava ja projekti eelarve.
Projekt:
Ajutine püüdlus luua ainulaadne toode, teenus või tulemus.
Projekti kava:
Projekti algataja või sponsori väljastatud dokument, mis kinnitab ametlikult projekti olemasolu ja annab juhile õiguse kasutada projektitegevusteks organisatsioonilisi vahendeid.
Projektijuhtimine
Teadmiste, vahendite ja tehnikate rakendamine projekti tegevustes, et vastata projekti nõuetele.
Projektijuht:
Isik, kelle asjaomane organisatsioon on määranud juhtima projekti eesmärkide saavutamise eest vastutavat meeskonda.
Projekti ajakava:
Ajakava tabel, milles esitatakse seotud tegevused koos kavandatud kuupäevade, kestuse, vahe-eesmärkide ja ressurssidega.
Projektimeeskond:
Isikute kogum, kes toetab projektijuhti projekti eesmärkide saavutamisel.
Ulatus:
Kindlaksmääratud omaduste ja funktsioonidega toote, teenuse või tulemuse pakkumiseks tehtud töö maht.
Ulatuse laienemine:
Projekti ulatuse kontrollimatu laiendamine ilma aja, kulude ja ressursside kohandamiseta.
Sponsor:
Isik või ettevõte, kes pakub projektile või programmile vahendeid ja tuge ning vastutab edu võimaldamise eest.
Huvigrupp:
Üksikisik, rühm või organisatsioon, kes võib mõjutada projekti siseseid otsuseid, tegevusi või tulemust, või tajuda, et projekt mõjutab teda.
Huvigruppide register:
Projektidokument, mis sisaldab projekti huvigruppide andmeid, hinnangut ja klassifikatsiooni.
Ressurss:
Meeskonnaliige või mis tahes füüsiline ese, mis on vajalik projekti lõpuleviimiseks.
Risk:
Ebakindel sündmus või tingimus, mis selle toimumise korral avaldab ühele või mitmele projekti eesmärgile positiivset või negatiivset mõju.
Tööde hierarhiline struktuur (WBS - work breakdown structure):
Projektimeeskonna poolt projekti eesmärkide saavutamiseks ja nõutavate tulemuste saavutamiseks tehtava töö kogu ulatuse hierarhiline jaotus.