Peatükk 3. PROJEKTI PLANEERI-MINE
Ilma hoolika planeerimiseta võib projektijuhil ja projektimeeskonnal olla keeruline projekti edukalt ellu viia.
Planeerimisprotsess hõlmab järgmisi tegevusi:
● Töö jagamine erinevateks tegevusteks
● Tegevuste prioriteetide järjekorda seadmine
● Tegevusteks kuluva aja hindamine
● Rollide ja kohustuste määramine
Planeerimine, millal ja kuidas projekti jälgida ja kontrollida
Maria: „Planeerimisprotsessis tugineb iga järgnev osa sellele, mis oli tehtud enne seda. Võite projekti jooksul avastada, et mõned projekti osad tuleb uuesti üle vaadata ja vajadusel muudatusi teha. Läbivaatus on osa projekti järelevalvest ja kontrollimisest. Projekti üle on lihtsam järelevalvet pidada, kui meeskond kohtub regulaarselt. Näiteks meie oma tiimiga kohtume igal esmaspäeva hommikul, et rääkida läbi meie parasjagu käimasolevad tegevused.“
Projekti ajakava koostamine
Kaarel: „Tuleb koostada projekti ajakava, milles määratakse kindlaks kõik vahe-eesmärgid, tegevused, mis tuleb teha ning tegevuste algus- ja lõpptähtajad, et avaürituse ajaks oleks kõik valmis.“
Ajakava loomisel järgime neid samme.
1. Vahe-eesmärkide paika panemine: Vahe-eesmärgid on projekti ajakavas olulised punktid, kuna neid jälgides saab olla kindel, et projekt on graafikus. Need näitavad, kas projekti peamised osad on valmis.
2. Tegevuste määratlemine: Milliseid tegevusi tuleb teha iga vahe-eesmärgi saavutamiseks?
3. Loetelu tegevustest: Iga tegevuse jaoks vajalike ülesannete loetelu (to do list).
Jagame projekti vahe-eesmärgid ja tegevused tööde hierarhilise struktuuri (WBS) ülesande abil väiksemateks osadeks. Vt järgmist ülesannet.
4. Järjekorra kindlaksmääramine: Millal saavutatakse vahe-eesmärgid? Millal saavad valmis erinevad tegevused ja ülesanded?
Järjestuse kindlaksmääramiseks peame hindama, millised tegevused on sõltuvad ja millised on sõltumatud.
Sõltuv ülesanne tähendab, et teine tegevus või ülesanne peab olema lõpetatud enne, kui sõltuv ülesanne saab alata. Näide: Enne toidukauba kohale toimetamist, pean need kõigepealt poest ostma. Seega sõltub toidukaupade kohaletoimetamine toidukaupade ostmisest.
Sõltumatu ülesanne tähendab, et tegevust või ülesannet saab igal ajal täita ja see ei ole seotud mõne muu ülesande täitmisega.
5. Aja hindamine: Kui kaua iga ülesande täitmine aega võtab? Seda saate varasema kogemuse põhjal oletada, võttes arvesse tehtava töö mahtu.
Igaks tegevuseks ja ülesandeks kuluva aja alahindamine on tüüpiline viga. Lisaaja arvestamine ajakavas aitab tagada, et teil on piisavalt aega ülesande valmis saamiseks ja projekt õigeaegseks lõpetamiseks.
6. Ajakava koostamine: Hoia meeles loetud soovitusi ning koosta enda projekti ajakava.
Tegevus 7: Tööde hierarhiline struktuur
Täitke tühjad lahtrid allpool esitatud teksti abil:
Projektijuhtimise saab jagada viieks järjestikuseks protsessiks:
1. Algatamisprotsess on projekti algus. Selle protsessi käigus määratakse kindlaks projekti huvigrupid ja valitakse projektijuht. Määratakse kindlaks projekti lühiajalised eesmärgid ja lõppeesmärk ning saadakse luba projekti jätkamiseks.
2. Projekti planeerimise käigus koostatakse projektikava. Projektijuht ja meeskonnaliikmed panevad paika vajalikud tegevused, mida tuleb teha toote, -teenuse või -tulemuse valmis saamiseks. Samuti määratakse kindlaks, milliseid töötajaid ja ressursse on vaja ning pannakse paika ajakava ja projekti eelarve. Planeerimisprotsess on projekti üldise edu jaoks väga oluline. Ilma hoolika planeerimiseta võib projektijuhil ja projektimeeskonnal olla väga raske projekti edukalt lõpule viia.
3. Projekti elluviimine tähendab projekti planeerimise käigus kirja pandud tegevuste teostamist.
4. Järelevalve ja kontroll toimub kogu projekti vältel. Järelevalve pidamine tagab projektikava kõigi tegevuste õigeaegse täitmise ning eelarvest kinni pidamise. Samuti saab eelarvet jälgides teha projektis vajalikke muudatusi, et edukalt lõppeesmärkideni jõuda.
5. Lõpetamisprotsessi jooksul saavutatakse projekti eesmärgid. Viimased administratiivsed tööd on lõpetatud ja tegevuse käigus saadud õppetundide abil saab täiustada tulevasi projekte. Lõpetamisprotsessi ajal tasub võtta natuke aega, et tähistada koos meeskonnaga projekti edukat lõpetamist
Rollide ja kohustuste määramine
Sten: „Meie meeskonna jaoks on oluline mõista iga meie meeskonnaliikme tugevaid külgi, oskusi ja võimeid, et nad saaksid õiged kohustused, mis sobivad nende isiksuste ja oskustega.
Meeskonnaliikmetele sobivate ülesannete jagamiseks saab kasutada vastutuse määramise maatriksit (RAM). Hea tava on määrata ka varuisik juhuks, kui esmane isik on hõivatud.“
Planeerimine, millal, mida ja kuidas te tiimiga suhtlete
Maria: „Meie meeskonnaliikmed ja projekti huvigrupid (nt kooli juhtkond, kohalik kauplus ja vanadekodu) vajavad infot selle kohta, kuidas projekt areneb ja mida võib olla vaja muuta, et kogu töö saaks tehtud.
Teabevahetuse kavandamine eeldab selget arusaamist sellest, kes kellega ja kui sageli peab suhtlema ning milline teave oleks asjakohane ja kasulik igale huvigrupile.“
Tegevus 8: Riski planeerimine
Sten: „Oluline on välja selgitada võimalikud riskid, mis võivad mõjutada projekti edukat tulemust, näiteks kui meie teenus osutub nii kasulikuks, et meil oleks võimalus laieneda teise linna!
Võimalike riskide väljaselgitamine annab võimaluse planeerida enda tegevust juba eelnevalt, juhul kui miski ebaõnnestub või hoopis õnnestub. Tegutsemisplaan aitab vältida või vähendada negatiivset mõju projektile
Riskid võivad mõjutada projekti üht või mitut valdkonda, sealhulgas:
● Ressursid: Kas meil on võimalik kaasata inimesi, seadmeid, rahastust või muid ressursse projekti lõpuleviimiseks?
● Ajastus: Kas saame projektiga valmis õigeaegselt?
● Ulatus: Kas suudame täita kõik esialgses plaanis seatud eesmärgid?
● Kvaliteet: Kui hästi vastavad projekti tulemused algselt seatud eesmärkidele.“
Järgmine Peatükk
Peatükk 4: Elluviimine, järelvalve ja kontroll
Projekti- juhtimise mõisted
Vajuta sõnale, et näha mõiste selgitust:
Projekti kriteeriumid:
Tingimused, mis peavad olema täidetud enne tulemuste heakskiitmist.
Tegevus:
Projekti käigus tehtava töö selge ja planeeritud osa.
Eeldus:
Planeerimisprotsessi tegur, mida peetakse tõeseks, tõeliseks või kindlaks, ilma põhjenduste või tõenditeta.
Lõpetamisprotsess:
Tegevus(ed), mida viiakse läbi projekti ametlikuks lõpetamiseks.
Kommunikatsiooni juhtimine:
Projektijuhtimise üks osa, mis kirjeldab, kuidas, millal ja kes projekti kohta informatsiooni haldab ja levitab.
Piirang:
Piirav tegur, mis mõjutab projekti või projekti tegevuste elluviimist.
Tulemused:
Mis tahes ainulaadne ja kontrollitav toode, tulemus või teenuse pakkumise võimekus, mis valmib projekti või projekti tegevuste lõpuleviimisel.
Elluviimisprotsess:
See on projektiplaanis kirja pandud tegevuste realiseerimise protsess. Elluviimise etapp hõlmab kavandamisprotsessi käigus kirjeldatud tegevuste teostamist.
Algatamisprotsess:
Tegevused, mis viiakse läbi uue projekti või olemasoleva projekti uue etapi määratlemiseks, kui on saadud luba projekti või etapi alustamiseks.
Õppetunnid:
Projekti käigus saadud teadmised, mis näitavad, kuidas projektiüritusi käsitleti või tuleks tulevikus käsitleda, et parandada tulemuslikkust.
Vahe-eesmärk:
Oluline punkt või sündmus projektis või programmis.
Vahe-eesmärgi kavandamine:
Ajakava, milles on esitatud vahe-eesmärgid koos kavandatud kuupäevadega.
Järelevalve- ja kontrolliprotsess:
Toimub kogu projekti vältel. Järelevalve ja kontroll hõlmab projektikava kõigi tegevuste õigeaegset ja eelarvelist lõpuleviimist ning projekti eesmärkide edukaks saavutamiseks vajalike muudatuste käsitlemist.
Planeerimisprotsess:
Projektijuht ja meeskonnaliikmed määravad kindlaks lõpptoote, -teenuse või -tulemuse saavutamiseks vajalikud tegevused. Määratakse kindlaks, milliseid töötajaid ja ressursse on vaja, pannakse paika ajakava ja projekti eelarve.
Projekt:
Ajutine püüdlus luua ainulaadne toode, teenus või tulemus.
Projekti kava:
Projekti algataja või sponsori väljastatud dokument, mis kinnitab ametlikult projekti olemasolu ja annab juhile õiguse kasutada projektitegevusteks organisatsioonilisi vahendeid.
Projektijuhtimine
Teadmiste, vahendite ja tehnikate rakendamine projekti tegevustes, et vastata projekti nõuetele.
Projektijuht:
Isik, kelle asjaomane organisatsioon on määranud juhtima projekti eesmärkide saavutamise eest vastutavat meeskonda.
Projekti ajakava:
Ajakava tabel, milles esitatakse seotud tegevused koos kavandatud kuupäevade, kestuse, vahe-eesmärkide ja ressurssidega.
Projektimeeskond:
Isikute kogum, kes toetab projektijuhti projekti eesmärkide saavutamisel.
Ulatus:
Kindlaksmääratud omaduste ja funktsioonidega toote, teenuse või tulemuse pakkumiseks tehtud töö maht.
Ulatuse laienemine:
Projekti ulatuse kontrollimatu laiendamine ilma aja, kulude ja ressursside kohandamiseta.
Sponsor:
Isik või ettevõte, kes pakub projektile või programmile vahendeid ja tuge ning vastutab edu võimaldamise eest.
Huvigrupp:
Üksikisik, rühm või organisatsioon, kes võib mõjutada projekti siseseid otsuseid, tegevusi või tulemust, või tajuda, et projekt mõjutab teda.
Huvigruppide register:
Projektidokument, mis sisaldab projekti huvigruppide andmeid, hinnangut ja klassifikatsiooni.
Ressurss:
Meeskonnaliige või mis tahes füüsiline ese, mis on vajalik projekti lõpuleviimiseks.
Risk:
Ebakindel sündmus või tingimus, mis selle toimumise korral avaldab ühele või mitmele projekti eesmärgile positiivset või negatiivset mõju.
Tööde hierarhiline struktuur (WBS - work breakdown structure):
Projektimeeskonna poolt projekti eesmärkide saavutamiseks ja nõutavate tulemuste saavutamiseks tehtava töö kogu ulatuse hierarhiline jaotus.