Планування того, коли і як моніторити та контролювати проєкт

Ґеббі: “Настав час реалізувати наш план заходу щодо запуску! Виконання — це процес роботи із дотриманням плану проєкту. Це передбачає втілення вашого проєкту в життя. План проєкту слугує керівним принципом для забезпечення впевненості у тому, що доробки — очікувані цілі проєкту — будуть виконані належним чином, вчасно та в межах бюджету.”

В ході виконання роботи, ви повинні намагатися:

  • Використовувати ваш бюджет та ресурси відповідно до плану

  • Управляти виявленими ризиками.

  • Залишатись зосередженим тільки на роботі, визначеній обсягом проєкту.
  • Вчасно проходити віхи проєкту
  • Організовано документувати ваш прогрес.
  • Регулярно та ефективно комунікувати зі стейкхолдерам про хід виконання проєкту

Виконуючи перевірку свого прогресу, оцінку якості досягнення цілей проєкту та будучи готовим за потреби відкоригувати шлях їх досягнення, ви берете участь у процесі моніторингу та контролю”.

    Практичне завдання 9: Використання інструментів

    Ґаббі: “Ми використовуємо Trello, щоб розуміти стан виконання проєкту, і розподіляємо всі завдання таким чином:

    Зареєструйтеся в Trello.com, створіть  обліковий запис і розпочніть з нової дошки, де відтворіть такі теми:

    • Звіт про статус

    • До виконання

    • В роботі

    • Утримані

    • Виконані

    • Наступний тиждень

    • Беклог“

    Практичне завдання 10: Створення звіту про статус

    Емма: “Створіть звіт про статус за зразком на зображенні нижче. Для цього створіть нову картку в колонці “Звіт про статус”. Введіть текст із зображення. Спробуйте з’ясувати, як зробити виділення жирним шрифтом та/або додати списки та інше.”

    Наступний розділ

    Розділ 5: Закриття проєкту

    Давайте почнемо

    Ключова термінологія

    Натисніть на слова, щоб розгорнути вікно і зрозуміти, що вони означають
    Критерії прийняття
    набір умов, які повинні бути виконані перед тим, як доробок буде прийнято.
    Операція
    окрема запланована частина роботи, яку виконують впродовж проєкту.
    Припущення
    Фактор у процесі планування, який вважають істинним, реальним або достовірним, без доказів чи демонстрації.
    Процес закриття
    процес(и), який виконують для офіційного завершення або закриття проєкту, фази або контракту.
    Управління комунікаціями

    компонент плану управлвння проєктом, програмою або портфелем, який описує, хто, коли та як буде управляти інформацією про проєкт та поширювати її.

    Обмеження
    обмежувальний фактор, який впливає на виконання проєкту, програми, портфелю або процесу.
    Доробок
    Будь-який унікальний та такий, що може бути перевірений, продукт, результат або здатність надавати послугу, який необхідно створити для завершення процесу, фази або проєкту.
    Процес виконання
    це процес роботи відповідно до плану проєкту. Етап виконання передбачає виконання операцій, визначених у процесі планування.
    Процес ініціювання
    процеси, які виконують для визначення нового проєкту або нової фази існуючого проєкту шляхом отримання дозволу на початок проєкту або фази.
    Отримані уроки
    знання, отримані впродовж проєкту, які показують, як діяли (або як слід діяти) щодо проєктних подій з метою вдосконалення виконання в майбутньому.
    Віха
    суттєва точка або подія в проєкті, програмі чи портфелі.
    Планування віх
    тип розкладу, який представляє віхи із запланованими датами.
    Процес моніторингу та контролю
    відбувається протягом усього проєкту. Моніторинг і контроль передбачає забезпечення виконання всіх операцій у плані проєкту вчасно та в межах бюджету, а також робота з будь-якими змінами, необхідними для успішного досягнення цілей проєкту.
    Процес планування
    керівник проєкту та члени команди визначають операції, необхідні для завершення кінцевого продукту, послуги чи результату. Визначте, який персонал і ресурси потрібні, встановіть часові межі та наявний бюджет для проєкту.
    Проєкт
    тимчасова діяльність, спрямована на створення унікального продукту, послуги або результату.
    Статут проєкту
    Виданий ініціатором проєкту або спонсором документ, що формально затверджує існування проєкту та надає керівнику проєкту повноваження використовувати ресурси організації для операцій проєкту.
    Управління проєктами
    Застосування знань, умінь, інструментів та методів до операцій проєкту для відповідності проєктним вимогам.
    Керівник проєкту
    особа, призначена виконавчою організацією очолювати команду, яка відповідальна за досягнення цілей проєкту.
    Розклад проєкту

    результат моделювання розкладу, який представляє пов’язані операції з плановими датами, тривалістю, віхами та ресурсами.

    Команда проєкту

    група осіб, які підтримують керівника проєкту у виконанні роботи проєкту для досягнення його цілей.

    Обсяг проєкту
    робота, яку виконують для постачання продукту, послуги або результату з визначеними характеристиками та функціями.
    Розповзання обсягу
    Неконтрольоване розширення обсягу продукту або проєкту без адаптації часу, вартості та ресурсів.
    Спонсор
    Особа або група осіб, які забезпечують ресурсами та підтримкою проєкт, програму або портфель та приймають рішення для уможливлення успіху.
    Стейкхолдер
    особа, група осіб або організація, які можуть впливати, перебувати під впливом або вважати себе під дією впливу рішення, події або результату проєкту.
    Реєстр стейкхолдерів
    проєктний документ, що включає ідентифікацію, оцінку та класифікацію стейкхолдерів проєкту.
    Ресурс

    член команди або будь-який фізичний предмет, необхідний для завершення проєкту.

    Ризик

    Невизначена подія або умова, що у разі настання, матиме позитивний чи негативний вплив на одну чи більше цілей проєкт.

    Ієрархічна структура робіт (WBS)

    ієрархічна декомпозиція всього обсягу робіт, який команда проєкту повинна виконати для досягнення цілей проєкту та створення необхідних доробків.