Procesul de inițiere

Liviu: În procesul de inițiere a serviciului nostru de livrare a cumpărăturilor către persoanele în vârstă avem trei obiective:

  1.  Definirea proiectului: Creăm un serviciu la care vârstnicii pot apela cu ușurință în fiecare săptămână și care le face viața mai ușoară.
  2. Identificarea părților interesate: Am stabilit că părțile interesate sunt consiliul școlar, căminul de bătrâni, magazinul local și membrii echipei noastre.
  3. Autorizarea proiectului: Ne trebuie un aviz de la consiliul școlar și ne-am dori o opinie din partea căminului de bătrâni pentru a ne asigura că am urmat pașii corecți. În plus, avem nevoie de acordul întregii noastre echipe.

Definirea proiectului: Întrebări-cheie

Atunci când începem un proiect, primul lucru pe care trebuie să îl facem este să definim obiectivele acestuia. Este momentul în care stabilim ce urmează și care sunt rezultatele așteptate. Produsul, serviciul sau finalizarea unui proces constituie rezultatul livrabil.

Următoarele șase întrebări fundamentale ajută echipa să-și definească mai bine proiectul:

  1. De ce? De ce inițiem proiectul? Care este motivul pentru care începem acest proiect?
  2. Cine? Cine sunt persoanele pentru care realizăm acest proiect? Identifică persoanele care participă sau care au ceva de pierdut ori de câştigat în urma realizării sau nerealizării proiectului.
  3. Ce? Ce vom livra? Ce rezultat dorim să obținem? Ce resurse și fonduri sunt necesare pentru a obține aceste rezultate?
  4. Când? Când vom avea rezultatele? Când va aproba și atesta sponsorul proiectului conformitatea rezultatului livrabil?
  5. Unde? Unde va fi folosit rezultatul livrat? Unde va fi pus în practică? Dacă o școală organizează un picnic anual pentru strângere de fonduri, răspunsul ar putea fi „într-un parc local“.
  6. Cum? Cum vom îndeplini misiunea și obiectivele proiectului? Cum ne vom măsura succesul?

Cele 6 întrebări sunt cunoscute și drept metoda 5W1H, după abrevierea cuvintelor din limba engleză: Why? – De ce?, What? – Ce?, When? – Când?, Where? – Unde?, Who? – Cine?, How? – Cum?.

Activitatea 5: Definirea proiectului

Citește descrierea proiectului. Ce întrebări nu au primit un răspuns?

Silviu:

    • „Începem acest proiect pentru că dorim să-i ajutăm pe vârstnicii din oraşul nostru să-și facă mai ușor cumpărăturile.

    • Am creat acest serviciu special pentru vârstnici, pentru că am observat în familiile noastre că aceștia au cel mai adesea nevoie de ajutor. Dacă proiectul va eșua, părinţii şi bunicii care doresc să folosească serviciul nostru vor fi dezamăgiţi.

    • Serviciile noastre vor putea fi solicitate prin telefon. Persoanele în vârstă vor primi câte un carnețel, în care îşi vor putea nota listele de cumpărături. Avem un buget de 1000 de euro, obținut prin crowdfunding, iar dacă îl vom depăși, vom organiza o nouă strângere de fonduri.

    • După realizarea obiectivelor, vom organiza evenimentul de lansare și vom obține bugetul necesar cheltuielilor suplimentare prin intermediul unui eveniment de strângere de fonduri.

    • Vom îndeplini obiectivul proiectului întâlnindu-ne în fiecare săptămână începând cu prima săptămână a lunii ianuarie, împărțindu-ne sarcinile și ajutându-ne reciproc de fiecare dată când vreunul dintre noi nu poate sau nu are curajul să ducă la bun sfârșit activitatea care i-a fost încredinţată.

    • Succesul nostru va fi măsurat prin feedback-ul obținut înainte și după lansarea serviciului. Vom face un sondaj de opinie, prin care oamenii să își poată descrie experiențele și care să ne ajute să ne îmbunătățim serviciul și după lansare.”

      Identificarea părților interesate

      Așa cum am menționat și în introducere, părțile interesate sunt persoanele sau entitățile implicate în proiect ori care au ceva de câştigat sau de pierdut în urma realizării sau nerealizării proiectului.

      În timpul procesului de inițiere, echipele de proiect pot crea un registru al părților interesate, care include numele persoanelor implicate și/sau vizate de proiect, rolul pe care acestea îl au în proiect (clienți, sponsori, membri ai echipei sau public general) și informațiile lor de contact.

      Activitatea 6: Identificarea părților interesate

      Ajutându-te de textul de mai jos, mută părțile interesate în dreptul rolurilor pe care le au în serviciul de livrare a cumpărăturilor către persoanele în vârstă.

      Gabi: Deja am stabilit câteva puncte ale proiectului. Am organizat o întâlnire cu Bianca, din consiliul școlar, pentru a afla mai multe despre ceea ce avem și ceea ce nu avem voie să facem când dezvoltăm acest serviciu. De asemenea, în cadrul întâlnirii lunare cu echipa Cristinei, vom discuta cu persoanele din căminul de bătrâni pentru a vedea dacă avem susținerea lor. Ema se va asigura că toate întâlnirile se vor desfășura la timp și va urmări bunul mers al acestora. Silviu o va ajuta. În plus, deja am primit de la Robert câteva reduceri la alimente. Are un magazin în oraș, foarte popular în rândul vârstnicilor din căminul de bătrâni.

      Elaborarea cartei proiectului

      Liviu: Întrebările care încep cu De ce, Cine, Ce, Când, Unde și Cum folosesc la elaborarea unei carte a proiectului. Carta proiectului este un document care „autorizează“ demararea unui proiect și este folosit pentru a clarifica și a perfecţiona în continuare proiectul.

      Am notat managerul de proiect şi am enumerat membrii echipei. Aceștia sunt oamenii implicaţi în proiect.

      În descrierea proiectului am menționat obiectivele. Obiectivele noastre trebuie să fie specifice, măsurabile și abordabile. Acestea ne pot călăuzi de la începutul și până la sfârșitul proiectului. Cu cât ne definim mai clar obiectivele, cu atât mai ușor ne va fi să rămânem pe drumul cel bun.

      La motivul/justificarea proiectului am notat motivul pentru care lucrăm la realizarea proiectului. Această secțiune răspunde la întrebarea „De ce?“

      Jaloanele proiectului reprezintă datele estimate la care vom avea rezultate dorite ale proiectului.

      Criteriile de acceptanță stabilesc cum va fi produsul final evaluat de către utilizatori și care va fi calitatea acestuia. Ele ne arată cum ne dăm seama dacă produsul nostru este gata şi dacă ne-am îndeplinit cu succes obiectivele.

      Ipotezele sunt factori pe care noi îi credem a fi adevărați fără să căutăm dovezi. Identificarea ipotezelor ajută echipele să clarifice presupunerile pe care nu le împărtășesc toți membrii echipei. De exemplu, dacă produsul creat chiar este necesar!

      Constrângerea este orice factor care poate împiedica realizarea obiectivului proiectului. Constrângerile pot ține de buget, de timp, de disponibilitatea unor persoane sau de altele.

      Riscurile includ orice situații neașteptate care pot apărea. Potențialele riscuri trebuie analizate la începutul proiectului pentru a le putea gestiona corect și a crea un plan de răspuns. Deși nu putem prevedea toate situaţiile posibile, cu cât suntem mai pregătiți, cu atât mai mare este probabilitatea ca proiectul nostru să reușească. Un exemplu de risc ar putea fi că în timpul unui eveniment organizat în aer liber este posibil să plouă. Un răspuns ar fi pregătirea unui spațiu alternativ, care să poată fi folosit dacă plouă.

        Carta proiectului

        Proiect: BăcăniaOnline

        Manager de proiect: Ema

        Membrii echipei: Silviu, Gabi și Liviu

        Părți interesate: Cristina Bejan de la căminul de bătrâni și Bianca Biriș din comisia școlară

        Sponsor: Robert Antonescu de la magazinul local

        Descrierea proiectului:

        Descrie proiectul. Care este obiectivul proiectului?

        Livrarea cumpărăturilor către persoanele din căminul de bătrâni local pentru a le face viața mai plăcută.

        Motivul/Justificarea proiectului:

        De ce ai început acest proiect?

        Principalul scop al proiectului este dezvoltarea un serviciu simplu, pe care persoanele mai în vârstă să îl poată accesa fără a apela la instrumentele digitale mai greu de folosit.

        Jaloanele proiectului:

        Care sunt principalele puncte de progres? Care sunt rezultatele livrabile? Care este termenul-limită?

        Aprobarea consiliului școlar (aprilie): Elaborarea unei propuneri de proiect care să le arate membrilor din consiliul școlar ce urmează să facem și obținerea unei permisiuni sau a unui refuz.

        Testarea în rândul utilizatorilor (mai): Obținerea de feedback din partea persoanelor din căminul de bătrâni pe care îl deservim. Intervievarea acestora pentru a înțelege potențialele ipoteze și ce nevoi putem aborda.

        Evenimentul de lansare (18 iunie): Lansarea serviciului nostru, livrarea cumpărăturilor către primii cinci clienți și sărbătorirea lansării în cadrul unui eveniment festiv.

        Criterii de acceptanță:

        Cum va fi evaluat produsul final?

        • Proiectul va fi gata la timp, în limitele bugetului și va respecta cerințele consiliului școlar
        • Toate ipotezele vor fi testate în rândul utilizatorilor
        • Se va încheia un contract cu magazinul local, în vederea obținerii unor reduceri
        • După evenimentul de lansare, va fi creat un sondaj de opinie care va fi trimis utilizatorilor

        Ipoteze:

        Care dintre aceste afirmații despre proiect crezi că sunt adevărate?

        • Oamenii din căminul de bătrâni au nevoie de ajutor la cumpărături
        • Nu toate persoanele în vârstă folosesc cu ușurință instrumentele digitale
        • Uneori, persoanelor de vârsta a treia le este greu să meargă singure la cumpărături
        • Putem găsi destui utilizatori care să folosească serviciul nostru
        • Putem găsi destui participanți la evenimentul de lansare

        Constrângeri:

        Ce factori pot limita realizarea proiectului?

        • Suntem o echipă nouă și trebuie să ne cunoaștem mai bine
        • Avem restricții din partea consiliului școlar cu privire la ceea ce putem face în proiect
        • Avem un buget limitat
        • Mai sunt 6 luni până la evenimentul de lansare

        Riscuri:

        Ce ne-ar putea crea probleme în timpul proiectului?

        • Colaborarea cu sponsorul – magazinul local – nu poate fi continuată
        • Desele divergențe din interiorul echipei
        • Suntem prea ocupați cu alte activități școlare
        • Nu avem niciun interes din partea căminului de bătrâni
        • Nu putem convinge destule persoane să participe la evenimentul de lansare

        Capitolul următor

        Capitolul 3: Planificarea

        Să pornim

        Termeni-cheie

         

         

        Activitate:

        Parte distinctă, programată, a muncii efectuate în cursul unui proiect.

        Constrângere:

        Factor restrictiv, care afectează derularea unui proiect, program, portofoliu sau proces.

        Criterii de acceptanță:

        Set de condiții care trebuie îndeplinite pentru ca rezultatele livrabile să fie acceptate.

        Gestionarea comunicărilor:

        Componentă a planului de management al proiectului, programului sau portofoliului, care stabilește cum, când și cine va comunica și disemina informațiile despre proiect.

        Ipoteză:

        Factor al procesului de planificare pe care îl considerăm adevărat, real sau sigur fără dovezi sau demonstrații.

        Învățăminte desprinse

        Cunoștințe dobândite în timpul unui proiect, care ne arată cum au fost abordate aspectele proiectului sau cum ar trebui abordate în continuare în scopul îmbunătățirii performanțelor viitoare.

        Jalon:

        Punct sau eveniment semnificativ dintr-un proiect, program sau portofoliu.

        Planificarea jaloanelor:

        Tip de planificare în care fiecărui jalon îi este atribuită o dată anume.

        Proces de execuție:

        Faza de implementare a planului proiectului. Execuția presupune derularea activităților prevăzute în procesul de planificare.

        Proces de încheiere:

        Proces de concretizare/finalizare/închidere formală a unui proiect, a unei etape sau a unui contract.

        Proces de inițiere:

        Proces prin care se definește un nou proiect sau o nouă etapă a unui proiect existent prin obținerea autorizației de începere a proiectului sau etapei.

        Proces de monitorizare și control:

        Se desfășoară pe tot parcursul proiectului. Monitorizarea și controlul au rolul de a ne asigura că activitățile din planul de proiect se realizează la timp, se încadrează în buget și includ toate modificările necesare pentru îndeplinirea cu succes a obiectivelor proiectului.

        Proces de planificare:

        Managerul de proiect și membrii echipei definesc activitățile necesare pentru a obține produsul, serviciul sau rezultatul final. Aceștia stabilesc oamenii și resursele de care este nevoie, luând în calcul timpul și bugetul disponibil.

        Program

        Programul reprezintă un grup de proiecte conexe gestionate/coordonate astfel încât să se obțină beneficii și un control care nu ar fi posibile în cazul managementului lor individual.

        Proiect:

        Acțiune temporară, întreprinsă pentru a obține un produs, un serviciu sau un rezultat unic.

        Rezultat livrabil:

        Orice produs sau rezultat unic și verificabil ori capacitatea de a presta un serviciu necesar pentru a finaliza un proces, o etapă sau un proiect.

        Arie de acoperire:

        Domeniu de aplicare al unui produs, serviciu sau rezultat, cu toate caracteristicile și funcțiile specificate inițial.

        Calendarul proiectului:

        Program de activități ordonate pe ore, zile, jaloane și resurse planificate.

        Carta proiectului:

        Document emis de inițiatorul sau sponsorul proiectului, prin care se autorizează oficial începerea unui proiect și se oferă managerului de proiect dreptul de a aloca resurse organizaționale activităților proiectului.

        Depășirea ariei de acoperire:

        Extinderea necontrolată a domeniului de aplicare a produsului sau proiectului fără a face ajustări de timp, costuri și resurse.

        Echipă de proiect:

        Grup de persoane care sprijină managerul de proiect în realizarea proiectului și atingerea obiectivelor.

        Managementul proiectelor:

        Aplicarea unor cunoștințe, instrumente și tehnici specifice, pentru a îndeplini cerințele proiectelor.

        Manager de proiect:

        Persoană desemnată să conducă echipa responsabilă pentru atingerea obiectivelor unui proiect.

        Parte interesată:

        Persoană, grup de persoane sau organizație care pot afecta, pot fi afectate sau se pot considera afectate de o activitate, decizie sau rezultatul unui proiect.

        Registrul părților interesate:

        Document al proiectului, care include numele, evaluarea și ierarhizarea părților interesate de proiect.

        Resursă:

        Membru al echipei sau mijloc material de care este nevoie pentru finalizarea proiectului.

        Risc:

        Eveniment sau condiție incertă, care, în cazul în care se manifestă, au un efect pozitiv sau negativ asupra unuia sau mai multor obiective ale proiectului.

        Sistem de etapizare a muncii:

        Împărțire ierarhică a întregii sfere de activități care urmează să fie întreprinse de echipa de proiect pentru a realiza obiectivele proiectului și a obține rezultatele dorite.

        Sponsor:

        Persoană sau grup de persoane care oferă resurse și susținere unui proiect/program/portofoliu, facilitând reușita acestuia.